Tietoa Asteri windows ohjelmien käyttämistä tietokannoista

Tämä artikkeli sisältää ohjeita Asteri windows ohjelmien tekemien tietokantojen käsittelemiseen Microsoft Access ohjelmalla. Ohjeet on kirjoitettu lähinnä Atsoftin omaan sisäiseen käyttöön muistioksi.

Varoitus: Ota riittävät varmuuskopiot (tallenna C:\WINxx ohjelmahakemisto alihakemistoineen cd-r -levylle tai toiselle levyasemalle/hakemistoon) aineistosta ennen tietokantojen käsittelemistä Accessilla jotta voit palata tekemiäsi muutoksia edeltävään tilaan, jos jokin ei toimi muutosten jälkeen

ASTERI YRITYSOHJELMIEN 6-VERSIOT
TIETOA OHJELMAN TALLENTAMISTA TIETOKANNOISTA

Ennen vuotta 2004 Asteri Yritysohjelmien Windows-versiot olivat 16-bittisiä ja niillä luodut

• kirjanpitotietokannat olivat Microsoft Access 1.1 -yhteensopivia
• laskutus-, palkanmaksu-, ostoreskontra-, vuokrankanto- ja kortistotietokannat olivat Microsoft Access 2.5 -yhteensopivia

Vuodesta 2004 alkaen Asteri Yritysohjelmista on ollut toimituksessa 6-versiot, jotka ovat 32-bittisiä ohjelmia. Niillä luodut

• laskutus-, asiakaskortisto- ja tuotekortistotietokannat ovat Microsoft Access 2000 -yhteensopivia
• kirjanpito-, palkanmaksu-, ostoreskontra-, myyjäkortisto- ja vuokrankantotietokannat ovat Microsoft Access 97 -yhteensopivia

Kutosversion tietokantojen yhteensopivuus 16-bittisten tietokantojen kanssa

Vanhoilla 16-bittisillä Asteri-ohjelmilla luotuja tietokantoja voi käsitellä uusissa 6-versioissa. Tämän jälkeenkin niitä voi käyttää takaisin 16-bittisellä ohjelmalla, jos on tarpeen.

Kutosversiolla luotua tietokantaa ei voi käyttää 16-bittisellä ohjelmalla.

Asterin tietokantojen käsittely Microsoft Access -ohjelmalla

• Asteri Laskutuksen 6-version tietokantoja voi käsitellä Microsoft Access 2000 -ohjelmalla
• Muiden Asterin 6-versioisten ohjelmien tietokantoja voi käsitellä Microsoft Access 97 -ohjelmalla

Asteri-tietokannan käsittely Access-ohjelmalla

Microsoft Access -ohjelman käytön neuvonta ei kuulu Atsoft Oy Mäkisen antaman tuen piiriin.

Seuraavassa kuitenkin pari vinkkiä käytettäviksi sellaisenaan:

Asteri-tietokannan käsittely Access-ohjelmalla

Jossakin erikoistapauksessa voi olla tarpeen käsitellä Asterin tietokantoja Microsoft Access -ohjelmalla. Siellä on mahdollista esimerkiksi

vaihtaa jonkin Asteri-tietokannan taulukon nimi:

• esimerkiksi päiväkirjan tai palkanmaksukerran nimi. Huom! Noudata kuitenkin aina Asterin nimeämiskäytäntöjä, jotka selviävät ko. Asteri-ohjelman ohjeista (sekä mahdollisesti tietokannan taulujen nimiä katsomalla): esim. kirjanpidon päiväkirjat ovat taulukoissa "pvk01_ensimmäisenpäiväkirjannimi", "pvk02_toisenpäiväkirjannimi" jne., tilikartta on aina "Tilikartta"-nimisessä taulukossa, Palkanmaksuohjelman palkanmaksukerrat ovat taulukoissa "pmk0001_summa_ensimmäisenkerrannimi", "pmk0001_rivit_ensimmäisenkerrannimi", "pmk0002_summa_toisenkerrannimi", "pmk0002_rivit_toisenkerrannimi" jne. Useimpien taulukoiden nimiä ei saa ollenkaan muuttaa, esimerkiksi "Palkanmaksukerrat", "Ostolaskut", "Laskuotsikot", "Asukkaat" vaan niiden on aina oltava samannimisiä.
• uudelleennimeäminen tapahtuu napsauttamalla taulukon nimi aktiiviseksi, painamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla "Nimeä uudelleen"
• jos Nimeä uudelleen -toiminto on harmaana, Sinun täytyy ensin muuntaa tietokanta uudempaan muotoon, ks. kappale "Tietokannan muuntaminen 6-version muotoiseksi"

poistaa taulukoita:

• jos esimerkiksi on syntynyt virheellisellä tavalla palkanmaksukertojen taulukoita, vaikkapa seuraavassa esimerkissä "pmk0001_summa_helmikuu":

pmk0001_summa_tammikuu
pmk0001_rivit_tammikuu
pmk0001_summa_helmikuu
pmk0002_summa_helmikuu
pmk0002_rivit_helmikuu

• em. tilanteen saa korjattua seuraavasti:
• katso taulukkoa "pmk0001_summa_helmikuu" ja ota sieltä talteen mahdolliset olennaiset tiedot
• poista taulukko "pmk0001_summa_helmikuu"
• poistaminen tapahtuu napsauttamalla taulukon nimi aktiiviseksi, painamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla "Poista" -
• jos Poista-toiminto on harmaana, Sinun täytyy ensin muuntaa tietokanta uudempaan muotoon, ks. kappale "Tietokannan muuntaminen 6-version muotoiseksi"

Tietokannan muuntaminen 6-version muotoiseksi

Vanhoilla Asterin 16-bittisillä versioilla luotuja tietokantoja ei tarvitse muuntaa 6-version muotoisiksi, vaan ne toimivat kutosversiossa sellaisenaan.

Jos Sinun on tarpeen muokata tietokannan rakennetta: vaihtaa taulukoiden nimiä tai poistaa taulukoita, joudut kuitenkin muuntamaan tietokannan uudemmanmuotoiseksi.

Kun avaat 16-bittisellä ohjelmaversiolla luotua Asterin laskutusaineistoa Microsoft Access 2000 -ohjelmaan tai muun Asteri-ohjelman aineistoa Microsoft Access 97 -ohjelmaan, Access kysyy, haluatko muuntaa tietokannan vai avata sen.

Jos valitset Muunna:

• Access kysyy, minkänimiseksi muunnettu tietokanta tallennetaan, esim. c:\winkp\firma\fi03uusi.wkp. Huom! Valitse tallennusmuodoksi "Kaikki tiedostot"; muuten Access liittää nimen perään vielä yhden ylimääräisen tarkenteen ".mdb", jolloin joutuisit vielä uudelleennimeämään tiedoston ennen kuin voisit käyttää sitä Asteri-ohjelmalla. Huom! Muuntamisen jälkeen et voi käyttää tietokantaa enää vanhalla Asterin 16-bittisellä versiolla.

Jos valitset Avaa:

• pääset näkemään ja muokkaamaan taulukkojen tietosisältöä, mutta et rakennetta. Tällaisen Access-käsittelyn jälkeen tietokantaa voi vielä käyttää vanhalla 16-bittisellä Asteri-ohjelmalla.
• Jos et ole vielä muuntanut tietokantaa, taulukon nimen kohdalta hiiren kakkospainikkeella avautuvassa paikallisvalikossa on "nimeä uudelleen"-toiminto poistettuna käytöstä. Tarvittaessa saat sen käyttöön seuraavasti:
• sulje tietokanta valitsemalla Tiedosto|Sulje
• valitse Työkalut|Tietokannan apuohjelmat|Muunna tietokanta
• valitse haluamasi tietokanta, esim. c:\winkp\firma\fi03.wkp
• syötä, minkänimiseksi muunnettu tietokanta tallennetaan, esim. c:\winkp\firma\fi03uusi.wkp. Huom! Valitse tallennusmuodoksi "Kaikki tiedostot"; muuten Access liittää nimen perään vielä yhden ylimääräisen tarkenteen ".mdb", jolloin joutuisit vielä uudelleennimeämään tiedoston ennen kuin voisit käyttää sitä Asteri-ohjelmalla
• valitse Tiedosto|Avaa tietokanta, avaa esim. c:\winkp\firma\fi03uusi.wkp
• nyt uudelleennimeämistoiminto on käytettävissä

Varoitus! Älä avaa äläkä muunna Microsoft Access 2000 -muotoiseksi muun kuin Asteri Laskutuksen tietokantoja.

Asteri Kirjanpidon, Palkanmaksun, Ostoreskontran ja Isännöinnin 6-versiot eivät pysty avaamaan Microsoft Access 2000 -muotoisia tietokantoja.

Jos tietokannan avaaminen ei onnistu

• Kun Asteri tietokantaa avataan Accessissa, saattaa tulla virheilmoitus
  • Microsoft Access 1.X -tietokannat eivät tue tätä toimintoa
  • Sovelluksen Microsoft Office Access 1.X tietokannat eivät tue tätä toimintoa
• Tällöin Asteri tietokannan voi avata Accessilla sellaisella niksillä, että tekee Accessilla uuden tietokannan ja linkittää Asteri -tietokannan siihen valinnalla Tiedosto / nouda ulkoiset tiedot / linkitä taulukoita

Lisätietoa

Aihetta sivuavia artikkeleita mm.

• Access pohjaisen asiakaskortiston käyttäminen laskutuksen asiakaskortistona
• Ulkoisen aineiston tuominen Asteri laskutukseen