Jäsenrekisteriratkaisut urheiluseuroille ja yhdistyksille

• Asteri jäsenrekisteriratkaisut urheiluseuroille ja yhdistyksille pohjautuvat Asteri lähete/laskutusohjelmaan
• Kun jäsenrekisteriratkaisu pohjautuu laskutusohjelmaan, saavutetaan seuraavia etuja:
• laskujen teko eräajona massalaskutuksena:
• saman summaiset laskut kaikilta jäseniltä (esim. jäsenmaksut)
• jäsenryhmäperusteiset maksut (juniorijäsen, aikuisjäsen, ainaisjäsen)
• yksilölliset summat (venepaikan koko)
• toimiva reskontra saatavien seurantaan:
• Avoimet laskut ja avoimien perintä
• Maksetut laskut (esim. lista jäsenmaksun maksaneista
• Jäsenrekisterissä on tietojen tallentamista varten
• 46 kenttää/jäsen
• 19 vapaasti nimettävää kenttää
• Loput kentistä ovat kiinteitä vakiokenttiä, esim.
• nimi, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelin, sähköposti jne..
• Kenttiin tallennetaan laskutusperusteita, joiden mukaan valitaan jäsen laskutukseen mukaan tai valitaan jäseneltä laskutettavat summat
• Tuoterekisteriin perustetaan laskutusta varten valmiita tuotteita hintoineen
• jäsenmaksu perusjäsenelle, perhejäsenelle, juniorjäsenelle
• ryhmän tai osaston maksut jne..

Asiakascaseja

Asteri ohjelmien käyttäjät ovat toteuttaneet mm. seuraavia ratkaisuja jäsenmaksulaskutukseen:

Case 1: Yhdistyksen jäsenmaksulaskutus, noin 6000 jäsentä

• Yhdistyksellä on noin 6000 jäsentä.
• Tammikuussa jäsenille lähetettiin eKirjeenä jäsenmaksulasku seuraavasti:
• Asteri lähete/laskutus muodosti 6000 samansummaista laskua jäsenille
• Laskut lähetettiin Itellan eKirjeenä 2. luokan postissa vastaanottajille, jolloin päiviä kestävästä kuoritusrumbasta päästiin eroon ja laskut saatiin ajallaan matkaan.

Case 2: Salibandyjaosto, jossa tarvitaan raportit joukkueittain maksaneista/avoimista laskuista

• Urheiluseuran salibandyjaostolla on noin 20 joukkuetta
• Syyskauden pelimaksuista tarvittiin raportit joukkueittain: ketkä joukkueesta eivät ole maksaneet, jotta raportti voidaan edelleen antaa joukkueen vetäjälle.
• Vastaavasti tarvittiin lista maksaneista halutulta jaksolta ja listaan tarvittiin sekä joukkueen että pelaajan nimi
• Tämän ohjelman käyttäjä ratkaisi Asterilla seuraavasti:
• Laskut tehtiin käsin
• Asiakas = joukkue
• Asiakkaan lisänimeen kirjoitettiin pelaajan nimi
• Reskontraan tehtiin kaksi raporttia, joilla saadaan listattua
• Pelaajat, jotka eivät ole maksaneet joukkueittain
• Suorituslista jaksolta, jossa näkyvät joukkueen ja pelaajan nimi

Case 3: Sukuseuran laskutus, jossa noin 800 jäsentä

• Sukuseuralla on noin 800 jäsentä, joille tarvitsee lähettää laskut
• Siirrettiin vanhasta sukukortistosta aineisto Asteriin etäAsterin avulla (Atsoftin neuvoja kytkeytyi asiakkaan koneelle ja yhteistyössä asiakkaan kanssa teki siirron).
• Asiakas teki massalaskutuksena laskut Asterilla, tulosti ne paperille, kuoritti ja laittoi postiin

Case 4: Urheiluseuran laskutus, jolla noin 600 jäsentä

• Urheiluseuralla on noin 20 joukkuetta
• Joka joukkueella on oman suuruinen kausimaksu
• Kausimaksu uusilla jäsenillä liittymisvuonna on 10% suurempi normaalia kausimaksua
• Sisarilla on sisaralennus (10% joukkueen kausimaksusta)
• Kausimaksuja laskutetaan syyskaudella joukkueesta riippuen 1-.5 kertaa
• Kirjanpitoon tarvittiin joka joukkueen joka kauden laskuista yhteenveto
• Lisäksi laskutetaan jäsenmaksu: joko perhejäsenmaksu tai yhden jäsenen maksu
• Laskuihin tarvittiin jäsenkohtainen viitenumero siten, että jokaisessa laskussa, jonka yksi laskun saaja saa on aina sama viitenumeron.
• Tämä haluttiin, jotta tapahtumien kohdistaminen reskontraan kävisi helpommin
• Kun kaudessa voi tulla jopa 5 laskua, käytäntö oli osoittanut että maksajat saattavat maksaa aiemman laskun viitenumerolla mikä aiheutti laskujen kohdistamisessa paljon työtä
• Lisäksi osa maksajista maksaa ilman viitenumeroa
• Tällöin tiliotteella näkyy joko jäsenen nimi tai laskun maksajan nimi
• Laskun maksajana on voinut olla jäsen, isä, äiti, isovanhempi, kummi tai muu henkilö, jolloin suorituksen kohdistaminen haluttuun tapahtumaan on ollut melko työlästä
• Jäsenen tietoihin merkittiin toteutettiin seuraavasti:
• Jäsenkortistoon jäsenen tietoihin merkittiin joukkueen lisäksi joukkueen laskutuskoodi
• joka joukkueelle perustettiin kolme laskutettavaa kausimaksua:
• joukkueen perusmaksu
• uuden jäsenen perusmaksu
• sisaralennetun jäsenen perusmaksu
• Jäsenen tietoihin merkittiin vanhemman nimi ja vapaa kenttä mahdollisten maksajien nimille, jolloin kun suoritus tuntemattomalta maksajalta tulee, voidaan jäsenkortistosta hakea mahdollista maksajan nimeä ja sitä kautta saada kohdistettua suoritus oikealle jäsenelle.
• Jäsenen tietoihin merkittiin jäsentyyppi: perhejäsen tai jäsen
• Tuotekortistoon perustettiin tuotteet joka joukkueen kolmelle eri kausimaksulle
• Laskuttaminen toteutettiin seuraavasti:
• Asteri ohjelmalla tehtiin massalaskutuksena laskut aina yhden joukkueen yhdestä kausimaksusta
• Kirjanpitoon tulostetaan laskutuslista maksuista
• Jäsenmaksut laskutettiin omana ajonaan:
• Jäsenmaksut laskutettiin omana ajonaan massalaskutuksena, jotta laskunnumeron perusteella saadaan raportti jäsenmaksun maksaneista tai maksamattomista.

Tutustuminen ohjelmaan omatoimisesti

• Asteri jäsenrekisteriratkaisut perustuvat Asteri lähete/laskutusohjelmaan
• Nettisivulla Tiekunnan laskutus (laskutusohjelma tienhoitokunnalle) esitellään massalaskutusominaisuutta, jota on sovellettu myös jäsenrekisteriratkaisuissa.
• Esittelyversion voi asentaa linkistä demowll.exe
• Lähete/laskutuksen käyttöohje

Tutustuminen ohjelmaan esittelyssä

• Jäsenrekisteriratkaisut ovat yleensä sellaisia, että mielellämme etsimme yhdessä asiakkaan kanssa parhaan vaihtoehdon
• Olemme ratkaisseet asiakkaidemme jäsenrekisteriasiat yleensä seuraavasti:
• ensin muutama puhelinkeskustelu tarpeiden selvittämiseksi, sitten
• ohjelmaesittely joko netin yli etäAsterin avulla
• tai ohjelmaesittely toimistollamme

Hintatiedot

• Asteri lähete/laskutus maksaa 800 euroa
• Vuotuinen ylläpito 172,80 euroa
• Osa jäsenrekisteriratkaisuista voi vaatia lisätöitä
• Yleensä lisätyöt ovat kuitenkin sellaisia, että jos asiakkaalta löytyy atk-osaamista ja halua käyttää omaa aikaansa, hän voi tehdä nämä lisätyöt ja sovitukset Asteriin omatoimisesti tai Atsoftin neuvojan avulla.
• Annamme tarvittaessa tarjouksen lisätöistä
• Hintoihin lisätään arvonlisävero

Ostaminen

• Voitte ostaa jäsenmaksulaskutukseen soveltuvan lähete/laskutusohjelman tilauslomakkeella tai puhelimitse (09)350 7530

Kysymyksiä vastauksineen:

Saammeko siirrettyä vanhasta jäsenrekisteriohjelmasta tiedot Asteriin?
Yleensä tämä onnistuu.  Asteri osaa lukea tiedot ns. CSV-tiedostosta ja jos vanhasta jäsenkortistosta saa tiedot tallennettua CSV-tiedostoksi tai siirrettyä vaikkapa exceliin, siirto Asteriinkin onnistuu. Näissä tapauksissa olemme yleensä asiakkaan kanssa puhelimessa ollessamme kytkeytyneet asiakkaan koneelle etäAsterin avulla ja tutkineet yhdessä asiakkaan kanssa tiedonsiirtomahdollisuuksia.

Markkinoilla on huomattavasti halvempiakin jäsenrekistereitä tarjolla. Mitä sellaista Asteri tarjoaa, jotta meidän kannattaisi hankkia Asteri eikä jotain muuta?
Yhdistys, joka on hankkinut meiltä ohjelman, on yleensä ollut muuten tyytyväinen vanhaan jäsenrekisteriinsä, mutta kaivannut kuitenkin parempia laskun muodostusominaisuuksia sekä tehokkaampaa saatavien seurantaa ja perintää. Monasti on myös käynyt niin, että yhdistyksellä on ollut oma räätälöity sovellus, jonka ylläpitäjä ei enää ole käytettävissä ja on jouduttu vaihtamaan jäsenrekisteriohjelmaa ja samalla haluttu tuoda vahvemmin avoimien laskujen seurantaominaisuutta mukaan jäsenrekisteriin.

Pääsevätkö eri paikkakunnilla olevat rahastonhoitaja, puheenjohtaja ja sihteeri käsittelemään samaa jäsenrekisteriä esim. netin yli ?
Asteri jäsenrekisteri on perinteinen yhdessä tietokoneessa toimiva ohjelma, jossa ei ole etäkäyttöä/nettikäyttöliittymää. Ohjelma soveltuu parhaiten sellaiseen käyttöön, jossa yksi henkilö ylläpitää jäsenrekisteriä ja lähettää tarvittavat jäsenlistaukset esim. sähköpostilla pdf-tiedostoina muille henkilöille. Pdf tiedoston voi tehdä kätevästi pdffactory -ohjelmalla.

Voimmeko liittää jäsenrekisterin nettisivuillemme (jäseneksi ilmoittautuminen/jäsentietojen ylläpito/omien tietojen ylläpito jne)?
Asteri jäsenrekisterissä ei ole nettikäyttöliittymää.

Kirjanpitoratkaisut urheiluseuroille

• Asteri kirjanpito-ohjelma tarjoaa kirjanpitoratkaisut myös urheiluseuroille

Lisätietoa

• Lisätietoa saatte Atsoftista, puh (09)350 7530 tai atsoft@atsoft.fi