Paperiton kirjanpito, tulosteet , tositteet ja taltioinnit

Atso Mäkisen pohdintaa pienen yhdistyksen kirjanpidon tekemisestä sähköiseksi

Asterilla tehdyt kirjanpidot tositteineen voidaan tehdä paperittomiksi.
Tulosteet pidetään paperilla tai sähköisellä paperilla, esimerkiksi pdf muodossa.
Kirjanpitolain uudistus 1.1.2016, 2. luku 7§ määrittelee esimerkiksi kirjanpidon taltioinnit helpoiksi.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336

Asterin kannalta paperittoman kirjanpidon mahdollisuudet ovat olleet ainakin vuodesta 2003 alkaen.

Kirjanpitolautakunta on antanut yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta 1.2.2011
http://ktm.elinar.fi/ktm/fin/kirjanpi.nsf/all/98CA1240D57D5BD0C225782C003E0FCF?openDocument
Se on monelta osin kumoutunut 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain johdosta

Sähköisen kirjanpidon esimerkki:

Tässä on selostus miten esimerkiksi "malli" yhdistys toteutti vuoden 2016 kirjanpidon ja tilintarkastuksen sähköisesti.
Kaikki tositteet tulostettiin pdf tiedostoiksi. Siis paperin sijaan tehtiin sähköiseksi paperiksi.
Ne taltioitiin keskenään samaan kansioon C:\kpidot\malli\2016>. Tositteen tulosteet saivat ensin nimiksi sellaiset kuin ne skannatessa alunperin olivat.
Kirjanpidon tekemisen yhteydessä tositteen nimi muutettiin tositenumeroksi ja/tai selite 2:ssa olevaksi tekstiksi.
Selite 2:ssa oleva teksti oli esimerkiksi "Sukujuhla", "Jäsenmaksu 2016" tai "Lehden painatus".
Suurin määrä saatuja maksuja oli jäsenmaksuja. Kirjanpitoa tehdessä tositenumerot merkittiin pankista saatuhin tiliotteisiin.
Tiliotteet skannattiin, kukin tiliote erikseen omaksi tiedostokseen. Tiliote sai nimekseen tositenumeroiden mukaisen nimen vaikka 16-32.pdf.
Lisäksi kaikki tiliotteet skannattiin yhdeksi tiedostoksi. Se taltioitiin nimellä "Jäsenmaksu 2016.pdf" sekä nimellä "2016 tiliotteet"

Olemme nykyään käyttäneet myös CANON ImageFORMULA P-215 skanneria. Sen hinta lienee nykyään 275.00 - 335.00 paikkeilla.
Skanneri on pieni kooltaan. Sitä voi käyttää vaikka matkoilla, koska se ottaa virran kannettavasta tietokoneesta USB kaapelilla.
Sen nopeus näyttää parhaimmillaan olevan 30 kopiota minuutissa.Sillä voidaan skannata myös kaksipuolisia tositteita.
Se skannaa siis A4 paperiarkkeja ja pienempiä. Jos tilikirjaa skannataan niin kamera on silloin toimiva.

Kirjanpitoa tehdessä kirjoitettiin selite kakkoseen se teksti joka on tiedoston nimenä.
Jäsenmaksujen kohdalla merkittiin "Lsno" sarakkeeseen tiliotteen pdf tiedoston nimi, esimerkiksi 16-32.
Niitä ei taltioitu erikseen tositteen numeroisiksi, koska tiedostoja olisi tullut tarpeettoman paljon.
Lisäksi jäsenmaksun selite 2:ksi kirjattiin sana "Jäsenmaksu 2016"
Tilikaudesta tulostettiin TILIKAUSITULOSTE (HTML). Se taltioitiin samaan kansioon missä tositteet ovat.
http://www.atsoft.fi/wklinkittositteisiin.htm
Se tuloste on riittävä vuoden kirjanpidon tulosteeksi. Se aukeaa nettiselaimella. Kunkin tositteen kohdalla saa tositteen katsottua.

Lisäksi samaan kansioon tulostettiin
- kansion sisällysluettelo selostuksineen. Nimeksi annettiin " 0 Sisällysluettelo.pdf"
- tilinpäätös pdf muotoisena. Se on samanlainen kuin aiemmin "Tasekirja"
- tilinpäätöksen viimeinen sivu wordin tekstinä. Sen sivun voi kukin tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja palauttaa.
- tiliotteiden yhteinen tuloste "2016 tiliotteet"
- tilikartan ja tilinpäätösrungon tarkistustuloste selvitykseksi tilien sisällöistä. Tarkennuksia tilien sisällöistä voitiin täydentää.
- tiedostojen nimet laitettiin sellaisiksi että "0 Sisällysluettelo.pdf" asettuu resurssienhallinnalla ensimmäiseksi ja "Tilikausituloste.html" asettuu viimeiseksi.

Kansio kaikkine sisältöinen lähetettiin hallituksen jäsenille.
He tarkistivat kirjanpidon. Tilinpäätöksen viimeisen sivun kukin tulosti, allekirjoitti, skannasi ja palautti.

Kansio lähetetään aikanaan toiminnantarkastajille sitten kun myös allekirjoitukset ovat lähetettävissä.

Omia kommenttejamme
Eri tilanteissa osa aineistoa kannattaa pitää sähköisinä ja osa paperisina, siten kuin kustannuksiltaan on edullisinta.
Paperille tulostettu ja taltioitu säilyy kymmeniä vuosia. Tietokoneet ja järjestelmät muuttuvat kaikenaikaa.
Sähköinen taltiointi helpottaa niiden toimia jotka osaavat tietokoneitaan käyttää.
Kyseiseen kansioon voi omaa käyttöä varten taltioida myös tilikartan, tilinpäätösrungon ja tämän sekä edellisen tilikauden tietokannat.
Tilikauden tiedosto MA16.WKP on kirjanpidon työkalu. Sitä voi lukea jos kirjanpito-ohjelma on lukijalla käytettävissä.
Näyttää siltä että sekin olisi taltioinnin kannalta lain mukaan riittävä, jos kirjanpito-ohjelma on käytettävissä.
HTML tuloste on ilman lisäkustannuksia katsottavissa. Siitä on ylivoimaisen helppo tarkistaa kirjanpitoa.
Mielestämme tarvitaan HTML tai PDF tulosteet päiväkirjasta ja pääkirjasta, jotta aikanaan vaikkapa konkurssipesä saa kirjanpidon tutkittavaksi ilman lisäkustannuksia.
Jos aineisto pidetään vain paperisena, niin se olisi vaikka postitse lähetettävä hallituksen jäsenten ja toiminnantarkastajien kesken.

Lähetä kommentit ja kysymykset mielellään heti Atsoftiin

Allaoleva kysymys ja vastaus on alunperin kirjoitettu vuonna 2003.

Kysymys: Minulla on käytössä Asteri kirjanpito-ohjelma. Onko teillä antaa käytännön vinkkejä ettei tarvitsisi enää tulostaa päivä- ja pääkirjoja paperille vaan ne saisi tallennetua cd-levylle niin että tilintarkastajalle voisi antaa pinollisen mappeja sijasta yhden cd:n tutkittavaksi. Haluamme kuitenkin tulostaa paperitulosteet edelleen asiakkaille tarpeen mukaan.

Vastaus: Paperittoman kirjanpidon toteuttaminen Asteri ohjelmalla on täysin mahdollista. Tämä artikkeli käsittelee pintapuolisesti aihetta.

Johdanto: avainsanana pdf tiedostomuoto

Voit tulostaa minkä tahansa tulosteen millä tahansa pdf tiedostoja tekevällä ohjelmalla. PDF muotoinen tiedosto näyttää ihan samalta kuin paperitulostekin. Sen voi tulostaa myöhemmin paperille. Pdf tiedostosta tulostettu tuloste näyttää samalta kuin alkuperäinen ohjelmasta paperille otettu tuloste näyttäisi.

Asteri kirjanpito-ohjelman paperitulosteet voidaan tulostaa PDF tiedostoiksi, jotka vastaavat ulkoasultaan paperitulostetta ja joita voidaan myöhemmin tulostella paperille tarpeen mukaan.

Ohjelman versiossa marraskuulta 2007 on lisäksi mahdollisuus tulostaa tilikausituloste HTML tiedostoksi. Siinä tulosteessa on lyhyt tase ja tuloslaskelma kaksi kautta rinnan, pitkä (tilikohtainen) tase ja tuloslaskelma kaksi kautta rinnan, vuoden päiväkirja sekä vuoden pääkirja. Tiedostoa voi lukea ja tulostaa nettiselaimella. Se on "porautuva" siten, että klikkaamalla tilikohtaisessa taseessa tai tuloslaskelmassa tilin numeroa, tulee pääkirja kyseisen tilin kohdalla näkyviin. Voidaan siis katsella joustavasti mistä tapahtumista kyseisen tilin saldo muodostuu. Klikkaamalla sitten pääkirjassa tai päiväkirjassa tositteen linkkiä, saadaan pdf-muotoinen tosite avautumaan ruudulle, edellyttäen että tositteet on tehty pdf-tiedostoiksi ja nimetty tositteen numeroiden mukaisesti.
Sähköiseksi tehty tilikausituloste voidaan lähettää tilintarkastajalle. Tilitoimisto voi rakentaa kotisivujärjestelmän, jossa on asiakaskohtaiset kansiot salasanoineen. Niihin kansioihin sitten tilitoimisto voi kopioida aineiston asiakkaansa katseltavaksi. (am 9.11.2007)
Jos tositteet on tehty pdf muotoisiksi ja tallennettu tositteen numeron nimisksi, niin tilikauden HTML tulosteesta saa tositteet katsottavaksi
Tiedoston nimi voi olla kirjanpidon selite kakkosessa. Silloin sitä klikkaamalla saa tositteen näkyville.
Mahdollisuus tositteen nimen paikaksi on myös käyttää kirjanpidon lasku saraketta.

PDF (Adobe® Portable Document Format) -tiedostomuoto on avoin standardi sähköisten dokumenttien jakamiseen. Adobe PDF tiedostoja voi jakaa, tarkastella, selata sekä tulostaa maksuttoman Adobe Acrobat® Reader™ -ohjelman avulla. Yleisiä ongelmia Adobe PDF -ratkaisut Vastaanottajat eivät voi avata tiedostoja, koska heillä ei ole käytössään dokumenttien luonnissa käytettyjä sovelluksia. PDF-tiedoston saavat avattua kaikki. Tarvitaan vain maksuton Acrobat Reader -ohjelma Muotoilu, kirjasimet tai kuvat katoavat käyttöympäristöön, ohjelmaan tai versioon liittyvien yhteensopivuusongelmien takia. PDF-tiedostot näkyvät aina täsmälleen alkuperäisessä muodossaan huolimatta siitä, mikä kirjasin, ohjelma tai käyttöympäristö on käytössä Dokumentit eivät tulostu oikein ohjelmaan tai kirjoittimeen liittyvien rajoitusten takia. PDF-tiedostot tulostuvat aina oikein kaikista tulostuslaitteista. (lainattu ja lyhennetty 8.11.02 sivulta www.adobe.fi/products/acrobat/adobepdf.html)

Mitä tarvitaan paperittomaan kirjanpitoon

Asteri kirjanpito-ohjelman lisäksi paperittomuuteen siirtymiseen tarvitaan:

• Ohjelma jota käytetään paperitulostimen sijaan tekemään PDF tulosteita
• Hyvin sopii pdf muotoon tulostava ohjelma, esim pdfFactory
• Kirjoittava Cd-asema (Cd-r) jotta voit arkistoida ja jakaa kirjanpito-aineiston asiakasyritykselle ja asiakasyrityksen tilintarkastajalle
• Skanneri, jos haluat myös paperitositteet sähköiseen muotoon. Myös kamera toimii.
• Arkistointinniksi soveltuu windowsin resurssienhallinta

Tulosteet sähköiseen muotoon.

Asteri kirjanpito-ohjelman tulosteet saa sähköiseen muotoon seuraavin eri tavoin:

1. Määrittämällä oletuskirjoittimeksi Adoben pdfWriterin ja tulostamalla paperitulosteet sitten pdf tiedostoiksi.
2. tulosta päiväkirja levylle tai leikepöydän kautta muuhun ohjelmaan ja siellä tallennus -> luettavissa Muistiolla tai muulla tekstinkäsittelyllä
3. tulosta päiväkirja tai pääkirja koko tilikaudelta (*) levylle html -> luettavissa selainohjelmalla
4. tulosta / päiväkirja tilikaudelta / ACL muotoon levylle

Tositteet sähköiseen muotoon

Paperitositteet saat sähköiseen muotoon skannaamalla tai kuvaamalla tositteet pdf muotoisiksi.
Myös saatava aineisto saadaan usein sähköisessä muodossa sähköpostina. Se voidaan tulostaa pdf muotoon ja taltioida odottamaan kirjanpidon tekemistä.

Cd-levyn tekeminen

Sähköisen kirjanpito-aineiston jakelemiseen tarvitset kirjoittavan cd-aseman. Yleensä tietokoneen mukana tulevalla cd-asemalla voi vain lukea mutta ei kirjoittaa cd-r levyjä.

Cd-levyn selaaminen ja tutkiminen (asiakkaat ja tilintarkastajat)

Kun olet tallentanut kirjanpidon tulosteet cd-levylle, voivat asiakkaat ja tilintarkastajat tutkia levyä omalla tietokoneellaan.
Jos tiedostot on nimetty niin että niiden nimien perusteella asiat voidaan hakea, niin taltiointi on riittävä.

Mahdollisesti aineiston taltioinniksi kannattaa hankkia jokin hyvä sähköinen dokumenttien arkistointiohjelma.
Hyvä arkistointiohjelma voi tulla jopa skannerin mukana ostettaessa sellainen skanneri, jossa tulee mukana arkistointiohjelma.
On myös mahdollista että selainohjelmaa ei tarvita, jos tiedostojen nimeäminen on tehty sellaiseksi että nimistä ymmärtää tulosteen sisällön.

Sähköiset tulosteet paperitulosteiksi

Kun sähköiset tulosteet on tehty pdf tiedostoiksi, ne voidaan tulostaa paperitulosteiksi laadun kärsimättä.
Vuoden CD romppu taltioidaan kahdessa paikassa. Siinä on yrityksen kirjanpito koko vuoden ajalta kaikkine tulosteineen ja skannattuine tositekuvineen.

Lisätietoa

• Tulosteet sähköpostin tiedostoliitteiksi pdfFactory ohjelmalla
• Adobe Systems Incorporated (www.adobe.fi)
• Mikä Adobe PDF on ? (www.adobe.fi/products/acrobat/adobepdf.html)
• Näin tulostat kirjanpidon tulosteet pdf tiedostoiksi
• Tuloste asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä
• Pdf muotoiset käyttöohjeet luettavissa Adobe Acrobat Readerilla
• Asteri Kirjanpidon tukisivut (win)