Aineisto tilintarkastajalle sähköisesti

Asteri kirjanpito-ohjelmasta on mahdollista lähettää aineisto sähköisesti
tilintarkastajalle html ja pdf-muodoissa. Yhteen kansioon on mahdollista niputtaa sähköisesti
pääkirja, päiväkirja, tase, tuloslaskelma ja tilikauden kaikki tositteet.

Tässä artikkelissa käsitellään aineiston sähköistystä yksinkertaisesti,
yksityiskohtaisempi ohje laajempaan käyttöön on luettavissa täältä.

Sähköistä tulostetta kutsutaan html tilikausitulosteeksi. Tuloste muodostuu
internetsivujen tapaisesti niin, että jokaisesta tili- ja tositenumerosta
muodostuu linkki viittaamaan tilintapahtumia taikka avaamaan tositenumeron
mukaisen tositteen.

Aineiston muokkaaminen sähköiseen muotoon

Paperisen aineiston muokkaaminen sähköiseen muotoon on useampi erilainen tapa.
Skannaus on nopea tapa mutta jos sitä ei ole tai voi skannata vain arkkeja, niin kamera on käyttökelpoinen.
Dokumentit voi skannata taikka valokuvata. Alla on esitelty yksinkertainen ratkaisu
aineistojen kuvaamiseen sähköiseen muotoon. Kuvausvälineenä voi käyttää niin digikameraa
kuin matkapuhelintakin.

Tavallinen A4-paperilaatikko, kyljessä reikä

Digikamera pahvilaatikon päällä, kuitti kuvattavana

Kuvattu kuitti

Tallenna sähköiset tiedostot tietokoneellesi yrityskohtaiseen kansioon nimelle PP-KK-VVVV-Selite-Summa.pdf

Skannerin käyttäminen

Kameran käyttäminen on oikeastaan ilmaista, koska nykyisissä kännyköissä on myös kamera. Sen käyttöön voi tosin mennä aikaa.
Ensimmäinen käyttämäme skanneri yli 15 vuotta sitten maksoi yli 5000 markkaa. Nykyään hyvin monissa tulostimissa on skanneri mukana.
Olemme nykyään käyttäneet myös CANON ImageFORMULA P-215 skanneria. Sen hinta lienee nykyään 275.00 - 335.00 paikkeilla.
Skanneri on pieni kooltaan. Sitä voi käyttää vaikka matkoilla, koska se ottaa virran kannettavasta tietokoneesta USB kaapelilla.
Sen nopeus näyttää parhaimmillaan olevan 30 kopiota minuutissa.Sillä voidaan skannata myös kaksipuolisia tositteita.
Se skannaa siis A4 paperiarkkeja ja pienempiä. Jos tilikirjaa skannataan niin kamera on silloin toimiva.

Koko kirjanpidon tekeminen sähköiseksi

Seikkaperäinen ohjeistin on sivulla
http://www.atsoft.fi/wklinkittositteisiin.htm

Tilikausituloste (HTML) ohje on ohjekirjan sivulla 203/257 alkaen
http://www.atsoft.fi/tilintarkastajalle.htm

Yhdenlainen mahdollisuus on tässä
Joidenkin yhdistysten kohdalla, esimerkiksi "Yhdistys ry" olemme koko kirjanpidon tehneet sähköiseksi seuraavalla tekniikalla.
- C: asemalle on tehty kansio C:\kpidot>
- Sen alle tehty yhdistyksen, kyseisen vuoden, kansio C:\kpidot\yhdis\2016>
- Kaikenlaiset tositteet ja laskut on taltioitu aluksi sinne nimillään esimerkiksi 20171231_myyjä_123,45.xxx. Nimessä on päivämäärä, myyjä ja summa.
Tiedosto on aluksi sellaisessa muodossa kuin se on saatu. Heti tai myöhemmin se tulostetaan ja taltioidaan pdf mutoiseksi.

Kirjanpitoa tehtäessä pdf tiedoston nimi kopioidaan selite kakkoseen. Tiedoston nimi voidaan muuttaa sellaiseksi että se on selite kakkoseen sopiva.
Lisäksi tiedosto taltioidaan myös tositenumeron mukaiseksi pdf tiedostoksi, esimerkiksi 123.pdf

Jos esimerkiksi yhdistyksessä on runsaasti jäsenmaksuja, niin joikaisen erillinen tallettaminen tositteeksi voidaan ohittaa:
Selite kakkoseen voitaisiin kirjoittaa sana "Jäsenmaksu 2016". Tositteeksi kopioidaan pankin koko vuoden tiliotteet, johon on merkitty tositenumerot.
Silloin yhdellä tiedostolla saadaan kaikista jäsenmaksuista tiliote tositteeksi näkyville.

Hyvä tapa on myös numeroinnin jälkeen kopioida kukin pankin tiliote erikseen. Tiedostoille annettaisiin nimeksi esimerkiksi 123-158, 159-191, 192-194
Ne nimet merkittäisiin selite kakkoseen. Silloin tiedostot ovat helpommin käsiteltävissä.
Jos "Lasku" sarake ei ole päiväkirjassa käytössä, niin nämä numerot voi merkitä "Lasku" sarakkeeseen. Sen sarakkeen pdf tiedostot tulevat myös katsottaviksi.

Kesken tilikauden ja tilikauden lopuksi tulostetaan TILIKAUSITULOSTE (HTML).
Se tallennetaan esimerkiksi nimellä "Tilikausituloste_yhdis_2016" yhdistyksen kansioon C:\kpidot\yhdis\2016>

Koko kansio voidaan aikanaan toimittaa hallituksen jäsenille ja toiminnantarkastajille hyväksyttäväksi.
Tositteiden nimeämisen tavasta johtuen löytää tositteen myös resurssienhallinnalla. Kansion käsittely vuosittain on käyttökelpoista.
Tositenumeroinnin voisi vaikka aloittaa numerosta 101, niin kaikki tositteet ovat numerojärjestyksessä.
Sähköisen taltioinnin lisäksi kannattaa mahdollisesti paperiaineisto säilyttää, jotta se on vielä 30.vuoden kuluttua tutkittavissa.

Tämä taltiointi riittää sähköisen kirjanpiton tekemiseen, taltioimiseen ja paperitositteiden hävittämiseen.
Siinä tilanteessa samaan kansioon taltoioidaan pdf muodossa tilinpäätös (aiempi tasekirja), tilinpäätöksen liitetietojen tositteet ja muut vastaavat.

Tiliöinti, tallennus ja linkittäminen

Tiliöi sähköiset PDF-tiedostosi. Tiliöimisen jälkeen vaihda tiedoston nimi tositenumeron
kanssa samaksi, esimerkiksi tositteen nro 144 tositekuva nimelle 144.pdf.
Tallenna HTML Tilikausituloste Tulosta|Tilikausituloste (html).
Syötä tarvittavat tiedot, kuten päivämäärät.
Hyvä idea voi olla että kirjanpidon tositenumerointi aloitetaan numerosta 1001.
Silloin tositteet saadaan numerojärjestykseen resurssienhallinnalla syystä että käyttöjärjestelmät pitävät tiedoston nimen numeroita merkkijonona eikä numerona.

Voit tallentaa HTML Tilikausitulosteen useamman kerran vuoden aikana sekä lisätä tositekuvia jälikäteen.
Kopioimalla kansion esim. muistitikulle tai lähettämällä sähköpostilla tilintarkastajallesi voidaan tilintarkastus
tehdä etänä.