Tuloste asiakkaalle sähköpostilla

Tässä artikkelissa selvitetään, miten voit lähettää Asteri windows ohjelman tulosteen sähköpostilla asiakkaalle (esimerkiksi palkkalaskelmat palkansaajille). Tämä artikkeli on kirjoitettu lyhyeksi johdatukseksi tulosteiden lähettämiseksi tiedostoliitteenä.

Lähettääksesi tulosteen sähköpostin tiedostoliitteenä, tarvitset jonkun erikseen hankittavan apuohjelman, joka näkyy ohjelmalle kirjoittimena (kirjoitinajurina) mutta tallentaakin tulosteen tiedostoon paperille tulostamisen sijaan. Lisäksi vastaanottajalla tulee olla käytössään ohjelma, jolla voi avata tulosteen sisältävän tiedoston. Yksi tällainen ohjelma on Adobe Acrobat.

Adobe Acrobat ja pdf

Olet ehkä ollut jo tekemisissä jo pdf muotoisten tiedostojen kanssa. Pdf muotoiset tiedostot tehdään maksullisella "Adobe Acrobat" ohjelmalla ja ne ovat luettavissa maksuttomalla (ilmaisella) Adobe Acrobat reader -ohjelmalla, jonka voi asentaa mm. Adoben sivuilta (www.adobe.fi, www.adobe.com)

"Adobe PDF on kansainvälinen tiedostomuoto, joka kattaa kaikkien lähdedokumenttien kaikki kirjasimet, muotoilut, värit ja kuvat riippumatta siitä, minkä sovelluksen avulla ja missä ympäristössä dokumentti on luotu. Adobe PDF -tiedostojen muoto on tiivis, ja tiedostoja voi jakaa, tarkastella, selata sekä tulostaa maksuttoman Adobe Acrobat® Reader™ -ohjelman avulla. " Lainattu 5.3.2002 sivulta www.adobe.fi/products/acrobat/adobepdf.html

Maksullinen Adobe Acrobat ohjelma sisältää mm. kaksi kirjoitinajuria Pdfwriterin ja distillerin, joita käyttämällä voit tulostaa millä tahansa windows ohjelmalla kirjoittimelle tulostuvan tulosteen kirjoittimen sijaan pdf tiedostoksi. Valitset vain joko ohjelmasta kirjoittimeksi PdfWriterin tai asetat windowsin oletuskirjoittimeksi PdfWriterin. Pdf tulosteen laatu vastaa suoraan kirjoittimelle tulostettua tiedostoa.

Adobe Acrobatin hinta oli 5.3.2002 Ravenholm Computingin (www.ravenholm.fi) verkkokaupassa 360 euroa (2140,46 mk). Hinta oli tarjoushinta.

Vaihtoehtoja Acrobatille

Acrobatin sijaan voit käyttää mitä tahansa ohjelmaa, joka asentuu windowsiin kirjoittimeksi ja ohjaa tulosteen tiedostoon.

• pdfFactory ohjelma on edullinen vaihtoehto Adobe Acrobatille
• muita pdf tiedoston luontiohjelmavaihtoehtoja on lueteltu artikkelin Tulosteet sähköpostin tiedostoliitteiksi pdfFactory ohjelmalla lopussa

Tulosteen lähettäminen sähköpostilla

Tulosteen lähettäminen sähköpostilla on kaksivaiheinen

1. Tulosta tuloste tiedostoksi (Acrobatilla tai jollain muulla kirjoitintulosteen tiedostoksi ohjaavalla ohjelmalla)
2. Lähetä tiedosto sähköpostin tiedostoliitteenä

Esimerkki: Palkkalaskelmat sähköpostilla

Valmistelevat toimenpiteet:

1. Osta Adobe Acrobat
2. Asenna Adobe Acrobat tietokoneellesi.
• Tee Custom asennus asentaen sekä PdfWriterin että Distillerin kirjoitinajurit.
• Asennettuasi Acrobatin, windowsin kirjoittimissa (Käynnistä / Asetukset / Kirjoittimet) näkyy nyt kaksi uutta kirjoitinta: Acrobat Distiller ja Acrobat PDFWriter

Palkanmaksukerran toimenpiteet:

3. Valitse Käynnistä / Asetukset / Kirjoittimet
4. Aseta Acrobat PDFWriter oletuskirjoittimeksi
5. Käynnistä Asteri palkanmaksu ja siirry palkanmaksukertaan palkansyöttötilaan
6. Tulosta palkkalaskelmat kaikille (tulosta/palkkalaskelmat/tämänkertaisille)
• Ennen jokaista palkkalaskelmaa PDFWriter kysyy tiedostonimen "Save PDF file As". Anna tiedostonimi, esim. 1.pdf; seuraavalle 2.pdf jne.
• Jokaiselle palkansaajalle tallentuu oma tiedostonsa
7. Tulostettuasi palkkalaskelmat käynnistä sähköpostiohjelma
8. Valitse liitetiedostoiksi äsken tulostamasi pdf tiedostot
9. Lähetä sähköposti

Pdf Tulosteen muokkaaminen

Pdf tiedostot ovat muokattavissa Adobe Acrobat ohjelmalla. Pdf tiedostolle voidaan kuitenkin asettaa rajoituksia avaamalla tiedosto ja asettamalla rajoitukset File/Document Security valinnalla, mm.

• Password required to open document
• Permissions: No printing, No changing the document, no content copying, no adding or changing comments

Esimerkki palkkalaskelmasta

Voit tarkastelle Adobe Acrobat PDFWriterillä tulostettua palkkalaskelmaa palkkalaskelma.pdf ja tulostaa sen paperille.

Lisätietoa

• Lisätietoa Adoben Acrobatista luettavissa Adoben sivuilta www.adobe.fi ja www.adobe.com
• Adobea käsittelevä kirja "Adobe Acrobat 5 PDF Bible" Tekijä: Ted Padova Sivuja: 708 Julkaisuvuosi: 1999 ISBN: 0764532421 Kustantaja: Hungry Minds / IDG Kieli: englanti