Asteri kirjanpito-ohjelmassa on useanlaisia mahdollisuuksia erilaisten
hankkeiden seurantoihin
1. konsernirakenne
2. tilikartalla erittely
3. kustannuspaikan käyttäminen
4. projektin tapahtumakohtainen tuloste
5. hakusanalla etsiminen
6. reskontran käyttäminen
1. Konsernirakenne
Kunkin hankkeen kirjanpito tehdään erillisinä omina kirjanpitoinaan.
Tämä soveltuu jos kullakin hankkeella on omat pankkitilinsä
eikä esimerkiksi arvonlisäveron tilittäminen pakota yhteisiin
päiväkirjoihin. Yhteinen tilinpäätös laaditaan
konsernin yhdistämisen tekniikalla. Siinä kokonaisuudelle tehdään
tilinavaus. Ensimmäiseen päiväkirjaan tositteeksi 1 yhdistetään
"päiväkirja saldoista" ensimmäisestä hankkeesta.
Tositteeksi 2 yhdistetään seuraava jne. Jokaisesta hankkeesta
ts. tositteesta tulostetaan paperille muistiotosite. Sen perusteella voidaan
todentaa kunkin erillisen hankkeen oikea siirtyminen pääkirjanpitoon.
2. Tilikartalla erittely
Kullekin hankkeelle tehdään omat kirjanpidon tilinsä. Erittelyn
malli on esimerkiksi mallitilipuitteissamme U1.. U2.. U3..
Tilipuitteistoissa on eri ryhmille omat alueensa. Niiden nimityksiä
voi muuttaa tilikarttaan ja tilinpäätösrunkoon.
Tarvittava hankkeen pääkirjan ote saadaan kirjaustilasta tilikarttaosasta
valinnalla "tapahtumat, valitulta jaksolta". Sieltä klikkaillaan
mukaan otettavien tilien numerot sekä tarvittava ajanjakso.
3. Kustannuspaikan käyttäminen
Kullekin hankkeelle merkitään kirjain- tai numerotunniste kustannuspaikan
kenttään. Valinnalla "erittele kustannuspaikat" saadaan
kullekin kustannuspaikalle omat tilikautensa. Niistä taas saadaan
kunkin kustannuspaikan/hankkeen osalta erikseen kaikki kirjanpidon tulosteet
erilaisia tarpeita varten.
4. Projektituloste
Projektin tapahtumakohtainen listaus saadaan merkitsemällä projektin
tunniste johonkin kirjausrivin kenttään. Tuloste saadaan kertomalla
ohjelmalle missä kentässä tunniste sijaitsee ja mikä
se on tekstinä Lisäksi ohjelmalla valitaan mistä tilikausista
tuloste otetaan, voidaan rajata mukaan otettavia tilejä, määrittää
tulosteen loppuun tilin ja tiliryhmien saldoja. Projekti voi jatkua vuosia.
Yhdessä projektissa voi olla tapahtumia kuudelta tilikaudelta.
5. Hakusanalla etsiminen
Ohjelmassa olevaa "etsi" toimintoa käyttäen saadaan
tapahtumien listaus, joissa kysytty hakusana esiintyy.
6. Reskontran käyttäminen
Ohjelmassa oleva reskontra on tehty seulomaan kirjanpidon tekemisen jälkeen
ostovelat ja myyntisaamiset laskun numerokenttään syötetyn
numeron perusteella. Tässä selvitetään jälkeenpäin
mitkä laskut ovat maksamattomina. Ominaisuutta voidaan käyttää
myös muiden tilien kohdalla. Taloyhtiössä voidaan esimerkiksi
kirjata huoneiston numero laskun numeron kenttään. Vuoden lopuksi
seulontaominaisuudella saadaan maksettujen vastikkeiden luettelo huoneistoittain
Varsinaista kirjanpitoa tehtäessä kannattaa kirjoittaa selite
1 ja selite 2 kenttiin asiaa selostavat tekstit.
Silloin päiväkirja- ja pääkirjatulosteet sisältävät
esimerkiksi tulostettavissa raportteissa ilmoitettavat tiedot.
Jos avustuksen hakemiseen tarvitaan myös tositteet, niin se voidaan
toteuttaa kustannuspaikkaa käyttäen.
Tositteet kopioidaan pdf muotoon. Nimeksi annetaan asiaa selostavat nimet.
Tositteen nimi kirjoitetaan kirjanpidossa selite 2 kenttään.
Lisäksi tositteet voi taltioida myös tosinumeron nimisiksi.
Tositteet taltioidaan kunkin kustannuspaikan vuosittaiseen kansioon.
Tilikauden päätteeksi tai tarvittaessa tehtään tiikausituloste
(html) samaan kansioon.
Silloin kyseisessä tulosteessa on linkit tositteisiin.
Tositteiden katsominen toimii kun samassa kansiossa on tilikausituloste
(html) ja tositteet.
Kansio voidaan esimerkiksi kopioida muistitikulle ja antaa avustuksen myöntäjälle.
Atsoftin väki antaa tarvittavaa lisätietoa.