Asiakaskortiston osoitetietojen kopioiminen muuhun järjestelmään (csv, excel)

Tämä artikkeli käsittelee Asteri laskutuksen windows versiossa olevan asiakaskortiston osoitteiden tallentamista esimerkiksi tulostettavaksi postissa, kirjapainossa tai muussa painolaitoksessa (vastaten kysymykseen "miten asiakaskortiston osoitteet saadaan tallennettua sellaiseen muotoon, että joku ulkopuolinen alihankkija voi tulostaa osoitetiedot tarralle tai painotuotteen takakanteen).

Asiakaskortiston tietojen siirtäminen:leikepöydän tai csv-luetteloerotintiedoston avulla

Asiakaskortiston osoitteet voidaan kopioida leikepöydälle valinnalla muokkaa/leikepöydälle. Leikepöydälle voidaan kopioida kuitenkin vain rajallinen määrä asiakkaita, arviolta enimmillään muutama sata osoitetta.

Suuremmat asiakaskortistot voidaan tallentaa csv- muotoiseksi erotintiedoksi levylle valinnalla Tiedosto / Tallenna csv (erotintiedosto)

Leikepöydän kautta exeliin

1. Käynnistä Asteri laskutus, valitse yritys ja siirry Asiakaskortisto -työvaiheeseen.
2. Valitse Muokkaa / kopioi leikepöydälle
3. Käynnistä Microsoft Excel
4. Valitse Excelissä Muokkaa / Liitä
5. Osoitetiedot on nyt kopioitu leikepöydältä omiin soluihinsa ja voit poistaa muut kuin osoitetiedot
6. Muokattuasi kortistoa tallenna se
1. valitse Tiedosto / Tallenna nimellä
2. Valitse tallennusmuoto vastaanottajan tarpeen mukaan joko CSV (luetteloerotin) tai Microsoft Excel työkirja

CSV tiedostomuoto

CSV tiedostoon tallentuvat kaikki asiakaskortiston kentät pilkulla erotetuina. Tiedostossa ensimmäisellä rivillä on otsikot ja seuraavilla asiakkaiden tiedot:

Nimi;Lisänimi;Osoite;Paikka;Puhelin;Numero;Maksuehto;Alennus;Ostanut kpl;Ostanut mk;Laskutusosoite;Toimitusosoite;Koodirivi;
"Peten Puu Oy";"Pete Palikka";"Koivutie 2";"11100 METSÄLÄ";"03-3444333";"1000";"1";"5";"9";"2114,4";"";"";"";
"Atson Atk-palvelu";"Atso Mäkinen";"PL 434";"00101 HELSINKI";"09-3507530";"1001";"5";"1";"3";"159,6";"";"";"";
"Floristien Oy";"Matti Mäkinen";"Lakimiehenpolku 5";"00650 HELSINKI";"09-7521422";"1002";"3";"40";"20";"1893,3";"";"";"";
"Saanan Tunturipalvelut";"";"";"99980 SAANATUNTURI";"016-31111";"1003";"2";"";"8";"620,8";"";"";"";
"Disketti Oy";"Kari Korppu";"PL 45";"02101 ESPOO";"09-112334";"1004";"3";"";"15";"2078,8";"";"";"";
"Annen Ananas Ky";"Anne Mango";"Kasarmikatu 6 A 3";"00100 HÄMEENLINNA";"03-4336343";"1005";"2";"";"30";"11329,4";"1020";"";"";
"Cafe Regina";"Maija Mokka";"Kahvimyllyntie 5";"01600 VANTAA";"09-343232323";"1007";"2";"";"22";"2786,6";"3000";"";"";
"Tiinan Toimistopalvelut Oy";"Tiina Tarkka";"PL 343";"00101 HELSINKI";"09-124455";"1008";"3";"5";"9";"460,5";"";"";"";
"Lassen Lomamökit";"Lasse Liimatainen";"Rukatunturintie 120";"99890 RUKATUNTURI";"016-89934211";"1009";"1";"";"";"";"";"";"";
"Kallen Galleria";"Kalle Kipsi";"Lehtisaarentie 5";"00150 HELSINKI";"09-87543222";"1010";"3";"5";"";"";"";"";"";

CSV tiedoston tallentaminen

Käynnistä Asteri laskutus, valitse yritys ja siirry Asiakaskortisto -työvaiheeseen.

Kaikki asiakkaat tallennetaan seuraavasti:

1. Napsauta rivitila -ikkuna aktiiviseksi
2. valitse Tiedosto / Tallenna csv (erotintiedosto)sd
3. Tallenna siirtotiedosto valitsemaasi hakemistoon antamallasi nimellä, esim C:\SIIRTO.CSV

Jos haluat tallentaa vain osan asiakkaista, valitse ensin tallennettavista asiakkaistarajattu osakortisto ja kun rajattu osakortisto -ikkuna on aktiivinen valitse Tiedosto / Tallenna osakortisto / CSV luetteloerotintiedostoksi

CSV tiedoston muokkaaminen

Tallennettua CSV  tiedostoa voidaan muokata esim Microsoftin Excel taulukkolaskentaohjelmalla:

1. Käynnistä Excel
2. Valitse Tiedosto / Avaa
3. Valitse tiedostotyypit:
• Valitse CSV luetteloerotin, jos sellainen on valittavissa
• Muussa tapauksessa valitse Tekstitiedostot
4. Anna asiakaskortistosta tallentamasi tiedostonimi, esim C:\SIIRTO.CSV
5. Osoitetiedot on nyt luettu omiin soluihinsa ja voit poistaa muut kuin osoitetiedot
• Huom: Jos osoitteet ovat kortistossa yhdessä solussa pilkulla erotettuina (eivätkä asiakaskortiston kentät omissa soluissaan) täytyy CSV tiedosto tuoda jollain muulla valinnalla Exceliin. Selvitä Excelin ohjeesta miten tuonti tällöin tapahtuu.
6. Muokattuasi kortistoa Excelissä tallenna se Excelin valinnalla:
1. valitse Tiedosto / Tallenna nimellä
2. Valitse tallennusmuoto vastaanottajan tarpeen mukaan joko CSV (luetteloerotin) tai Microsoft Excel työkirja