Video 17.9.2013 kurssilta: Finvoice-verkkolaskujen sisäänluku useaan yritykseen kerralla (jaksot 45-53)
Tämä ohje pdf-muodossa wo_finvoice_ohje.pdf
Suomalaisen suoraveloituskäytännön päättymispäivä
on 31.1.2014.
Tilalle voit pyytää ostolaskusi tulemaan jatkossa Finvoice-verkkolaskuina.
Verkkolasku yleistyy myös monista muista syistä.
Asteri Ostoreskontraan voit sisäänlukea Finvoice-aineiston siten, että kukin yksittäinen lasku menee siihen ostajayritykseen, johon se kuuluukin. Siellä voit valita ostolaskuja maksettavaksi suunnitelmasi mukaan ja tehdä niistä SEPA-maksuaineiston.
Laskut myös tiliöityvät etukäteen laatimiesi myyjäkohtaisten oletustiliöintien mukaisesti, joten saat Finvoicet muutamalla napsautuksella siirtymään Asteri Kirjanpitoon.
Asteri Ostoreskontralla voit hoitaa niin monen yrityksen ostolaskuja kuin on tarpeen:
Aluksi Asunto Oy Asterinkukalla on avoinna vain yksi ostolasku, nimittäin Kaukolämpö Oyj:ltä:
ja Asunto Oy Atsoftinhelmellä on avoinna vain Tmi Remonttifirman lasku:
Tuodaksesi Finvoice-laskuja valitse Yritysluettelo-ikkunassa Tiedosto|Finvoice verkkolaskujen tarkastelu:
Valitse, missä tiedostossa tuotavat laskut ovat:
Kun olet valinnut tiedoston, luettelo laskuista tulee näkyviin.
Voit tarkastella yksittäistä laskua esim. nettiselaimessa:
Tuodaksesi laskut eri yrityksiin paina Tuo kaikki laskut reskontraan. Tällöin pääset valitsemaan, mikä päivämäärä tuotaville laskuille laitetaan, miten laskut tiliöidään ja mitä otetaan tiliöinnin selitteiksi, jos tiliöidään tuoterivikohtaisesti:
Kun painat Jatka, ostolaskut tulevat sisäänluetuiksi. Mahdollisista pulmista ja onnistumisista tulee ilmoitus kuvaruudulle:
Onnistuneesti tuotujen laskujen luettelo tulostuu näytölle Muistioon, josta voit tarvittaessa tulostaa sen paperille, jotta Sinun on helpompi etsiä eri yrityksistä, minne on mennyt uusia Finvoice-laskuja, joiden tiliöintiä ehkä haluat korjailla.
Onnistuneen sisäänluvun jälkeen tuli kolme uutta laskua Asunto Oy Asterinkukkaan:
Samoin kuin Asunto Oy Atsoftinhelmeen:
Sisäänluetut ostolaskut oli käsketty tiliöitymään tuoteriveittäin, joten näet niiden täydellisen erittelyn valisemalla Muokkaa|Korjaa tiliöintiä:
Sisäänluvun yhteydessä ohjelma valitsi ne tilit, jotka olit määritellyt ko. myyjäyrityksen oletustiliöintipohjaan, eli esim. Kiinteistöhuollolle tili 4300 ulkoalueiden hoitokulut.
Voit muokata kunkin ostolaskun tiliöinnin. Esimerkiksi oven avaus ja wc-korjaus saattavat kuulua tilille 4200 käyttö- ja huoltokulut, kun taas porrassiivous sopii tilille 4400 siivouskulut.
Valitsemalla Asteri Ostoreskontrassa Tulosta|Ostolaskupäiväkirja ja liittämällä aineisto Asteri Kirjanpitoon joko leikepöydän kautta tai Tiedosto|Yhdistä päiväkirja –toiminnolla saat Finvoice-aineiston siirtymään kirjanpitoon:
Tiliöintiä ei ole suinkaan pakko eritellä tuoterivikohtaisesti. Voit myös valita vaikkapa laskukohtaisen tiliöinnin. Jätä tällöin rastittamatta tuoterivikohtainen tiliöinti:
Tällöin saat siirrettyä ostolaskupäiväkirjan kirjanpitoon siten, että koko laskun loppusumma on tiliöitynyt yhdelle kulutilille.
Koko sisäänluku perustuu siihen, että Asteri Ostoreskontra löytää sopivan yrityksen, jonka alle kukin yksittäinen Finvoice-lasku kuuluu. Tämä kohdistaminen tapahtuu Finvoice-aineistossa olevan BuyerPartyIdentifier-kentän perusteella.
Finvoice-soveltamisohjeen mukaan ko. kentässä kuuluisi olla ostajan Y-tunnus, mutta valitettavasti laskuttajat laittavat siihen milloin minkäkin tiedon. Joskus siinä käytetään OVT-tunnusta, toisinaan taas asiakasnumeroa tai jotain muuta tietoa, joka saattaa pysyä ostajakohtaisesti samana tai sitten ei. Finvoicen tarkastelu –ikkunassa voit Näytä Muistiossa –painikkeen avulla katsella, mikä on missäkin Finvoice-ostolaskussa BuyerPartyIdentifier.
Asteri Ostoreskontrassa voit määritellä ostajayrityksen Y-tunnuksen kohdassa Määritä|Perustiedot|Nimitiedot. Muut kohdistamisessa mahdollisesti tarvittavat tiedot voit ilmoittaa kohdassa Määritä|Finvoicen kohdistus.
Aiempi ohje
Asteri ostoreskontran versiossa 14.8.2013 on uusi ominaisuus, joka jakaa yhdessä Finvoice tiedostossa olevat laskut eri yrityksille.
Erityisen käyttökelpoinen tämä ominaisuus on sellaisessa käytössä, jossa yhdessä Finvoice tiedostossa on usealle eri yrityksille saapuvia verkkolaskuja.
Aiemmin samassa tiedostossa olevat eri yrityksille kuuluvat verkkolaskut piti lukea erikseen joka yritykselle.
Nyt ne voidaan lukea kerralla
Finvoicen sisäänluku pystyy nyt tarvittaessa jakamaan samassa Finvoice-tiedostossa olevat eri yrityksiin/taloyhtiöihin kuuluvat laskut kuhunkin oikeaan yhtiöön:
Yritysluettelo-ikkunan Tiedosto|Finvoice verkkolaskujen tarkastelu -toiminnossa on nyt käytettävissä painikkeet "Tuo tämä lasku reskontraan" ja "Tuo kaikki laskut reskontraan".
Ostajayrityksen ohjelma tunnistaa Finvoicen BuyerPartyIdentifier-kentän perusteella.
Laskuttaja voi käyttää BuyerPartyIdentifier-kentässä mielivaltaista tietoa Se voi olla asiakasnumero, Y-tunnus. OVT-tunnus tai mikä tahansa myyjän itse valitsema tieto.
Avoimet laskut tilassa Määritä / finvoicen kohdistus -valinnalla määritetään eri laskuttajayritysten käyttämät BuerPartyIdentifier -kentän tunnistetiedot.
Neljänneksi -ruudukkoon voit syöttää myyjäkohtaiset
ostajatunnisteet
(Kun SellePartyIdentifier on xxx niin jos BuerPartyIdentifier on yyy se
lasku tuodaan tähän yritykseen.
Huom: Päivitä ostoreskontra uusimpaan versioon: ominaisuus elää ja kehittyy