Yhden taloyhtiön yhden vuoden asioita varten perustetaan pääsääntöisesti
yksi seurantajakso.
Kirjanpidon ja tilinpäätöksen kannalta hyvä seurantajakso
on kalenterivuosi (tammi-joulukuu). Toinen mahdollisuus on muuttumattomien
vastikkeiden jakso (huhti-maaliskuu tms.).
Seurantajakso luodaan ohjelmassa olevan perustamisautomaatin avulla.
Se johdattelee tarkistamaan taloyhtiön tiedot, luomaan seurantajakson
tietokannan, siirtämään tietoja edellisestä Asteri
Vuokrankannon DOS- tai Windows-ohjelmalla tehdystä seurantajaksosta
tai kesken vuoden Asteri DOS-Vuokrankannolla tehdystä aineistosta,
määrittämään vuokrapaikkojen selitteet ja yksikköveloitukset
jne.
Uuden seurantajakson perustaminen
Siirry yhtiöön
Paina Uusi-painiketta.
Tarkista ja korjaa taloyhtiön tiedot. Paina OK.
Ohjelma tarjoaa seurantajakson nimeä taloyhtiön nimen ja
koneen kalenterin vuoden mukaan, esim. as04.wvk. Muuta tarvittaessa. Paina
OK.
Ohjelma kysyy, mitkä tiedot otetaan uuden seurantajakson pohjaksi.
Tarjolla on neljä vaihtoehtoa, joiden mukaan perustaminen haarautuu
hieman erilaiseksi. Tässä oletetaan, että Asterilla on tehty
jo seurantakausi ja nyt tehdään uusi.
Paina valintapainiketta "Asteri Isännöinti Windows-ohjelmasta
(edellisestä seurantajaksosta)". Kirjoita edellisen tietokannan
nimi tai klikkaile se Selaa-painikkeen avulla.
Paina OK.
Ohjelma näyttää löytämänsä vuokrapaikkojen
selitteet, a-hinnat ja kirjanpidon tilinumerot. Paina "Tee kuukausien
vuokrapaikat".
Anna seurantajakson ensimmäinen eräpäivä, esim.
5.1.2004, ja paina "Laske eräpäivät"
Ohjelma kysyy, montako kuukautta seurantajaksossa on. Anna tähän
jokin luku väliltä 1…24, esimerkiksi 12, ja paina OK. - Ohjelma
näyttää laskemansa eräpäivät ja nimeämänsä
kuukaudet. Muokkaa tarvittaessa. Paina OK.
Ohjelma luo kuukausille vuokrapaikat. Paina "Jatka perustamista!"
Ohjelma näyttää Huoneistotietojen vastikkeiden laskentaperusteet
-ikkunan. Jos haluat, voit ohittaa määrityksen painamalla OK.
Voit palata määritykseen myöhemmin valinnalla Määritä|Huoneistojen
vastikelaskenta. Ikkunan tarkoituksena on, ettei Sinun tarvitsisi syöttää
samoja tietoja kahteen eri kohtaan jokaiselle huoneistolle. Kun myöhemmin
tulet laskeneeksi kuukausimaksut, ohjelma vie ne automaattisesti Huoneiston
tiedot -ikkunaan ja isännöitsijäntodistukseen sen mukaisesti,
mitä olet tähän ikkunaan määritellyt. Voit rastittaa,
mitkä vastikkeet haluat laskettavan, mistä kuukausista luvut
poimitaan ja vuokrapaikat, joiden summa lasketaan yhteen ko. kohtaan. Tätä
yhteenlaskua tarvitset esimerkiksi, jos on useita rahoitusvastikkeita ja
haluat niiden summan isännöitsijäntodistukseen. Voit myös
valita, haluatko vastikelaskennan uudistuvan aina isännöitsijäntodistusta
tulostettaessa siten, että vastikkeet lasketaan isännöitsijäntodistuksen
tulostuskuukaudelta. Huomaa, että jos käsittelet esimerkiksi
vuoden 2005 seurantajaksoa vaikkapa joulukuussa 2004, tulostuskuukaudessa
ei ole mitään vastikkeita, jolloin isännöitsijäntodistukseen
tulostuu nollansuuruiset vastikkeet. Tällöin kannattaa mieluummin
poistaa ruksi ko. kohdasta. Paina OK.
Seuraavaksi ohjelma näyttää Kertoimet huoneistotietojen
perusteella -ikkunan. Jos haluat, voit ohittaa määrityksen painamalla
OK. Voit palata määritykseen myöhemmin valinnalla Määritä|Kertoimien
perusteet. Ikkunan tarkoituksena on, ettei Sinun tarvitse jokaiselle huoneistolle
syöttää esimerkiksi neliömäärää
sekä huoneiston tiedot -ikkunaan että kertoimet-ikkunaan, vaan
voit määrittää, mitkä vuokrapaikat saavat automaattisesti
kertoimen pinta-alan, osakkeiden lukumäärän tai pääluvun
perusteella. Paina OK. - Koska huoneistotietoja ei vielä ole olemassa,
ryhdy syöttämään niitä: syötä huoneiston
tiedot, asukkaat, maksajat, omistajat ja kertoimet. Paina lopuksi "Tee
kuukausimaksut", jolloin ohjelma luo huoneistokohtaiset kuukausittaiset
maksutavoitteet.
Rästien ja ennakomaksujen tuominen
Rästien ja ennakoiden tuominen automaattisesti edellisestä
vuodesta
Rästit ja ennakkomaksut voit siirtää edellisestä
win/dos-seurantajaksosta toiminnoilla Tiedosto|Tuo rästit ja ennakot
ja Tiedosto|Tuo DOS-rästit ja ennakot. Ennakkomaksuja ja rästejä
tuotaessa päiväykseksi tulee edellisen seurantajakson viimeinen
ka-lenteripäivä.
Kun siirrät rästejä edellisestä Asteri Windows
Isännöinti -ohjelmalla tehdystä seurantajaksosta, on hyvä
toimia seuraavasti:
imuroi uusin ohjelmaversio sivulta www.atsoft.fi/tukiwv.html
tutki vanhan seurantajakson suoritusrivit silmin tai tulostamalla suorituslista,
ettei ole tuplasuorituksia tai muuta kummallista.
Aja taloyhtiöt-ikkunan toiminto Tarkista|Laskurivit vs. Suoritusrivit
ja anna ohjelman korjata mahdolliset ristiriidat
Tulosta vanhasta seurantajaksosta erolista 1.1.1900 - 31.12.2100 (huom!
Mukana tosiaan kaikki mahdolliset vuodet)
Perusta uusi seurantajakso ja siirrä sinne rästit ja ennakkomaksut
Tulosta uudesta seurantajaksosta erolista edellisen vuoden viimei-seltä
päivältä (esimerkiksi 31.12.2004 - 31.12.2004)
Vertaa 4- ja 6-kohtien tulosteita. Niiden pitäisi täsmätä
keskenään
Rästien ja ennakkomaksujen syöttäminen käsin (esimerkiksi
aloitettaessa ko. taloyhtiö Asterissa ensimmäistä kertaa)
a) Jos olet perustanut uuden seurantajakson täysin tyhjästä,
toisin sanoen olet toiminut kappaleen 4.2.4. mukaisesti perustaen esim.
13 kuukautta, joista ensimmäisen eräpäiväksi on lopulta
muutettu esim. 31.12.2004, jatka seuraavasti:
Tee ensin huoneiston kuukausimaksut normaalisti, siten että ensim-mäiseenkin
kuukauteen tulee täydet vastikkeet maksettaviksi.
Siirry sitten ensimmäiseen kuukauteen esim. valinnalla Ikku-na|joulukuu
2004. Kirjoita siihen huoneiston kuukausimaksuihin rästit ja ennakkomaksut
seuraavasti:
Jos huoneistolla on täyden kuukauden maksut rästissä,
tilanne on sellaisenaan hyvä.
Jos huoneisto on maksanut tasan yhden kuukauden ennakkoon, mer-kitse
kaikkien vuokrapaikkojen kpl:t miinusmerkkisiksi, jolloin oh-jelma ymmärtää
ne ennakkomaksuiksi.
Jos huoneistolla on rästejä tai ennakkomaksuja täyden
kuun mak-suista poikkeava määrä, merkitse kpl:t vastaavan
verran plus- tai miinusmerkkisiksi.
Jos huoneisto on maksanut maksunsa tasan, ensimmäiseen 'rästikuukauteen'
tulee kertoimiksi nollia.
Kun uusi suorituksia aletaan kirjata reskontraan, rästit ja ennakot
kuittaantuvat niin kuin pitääkin.
b) Tämä ohje käsittelee rästien ja ennakoiden syöttämistä
siinä ta-pauksessa, että aiempi seurantajakso ei ole tehty Asteri
Windows Isännöinnillä etkä ole tähän seurantajaksoon
perustanut esimer-kiksi 13 kuukautta, eli alkuun ensimmäistä
kuukautta rästejä ja ennakoita varten.
(1) Valitse Työvaihe|Kortisto
(2) Avaa taulukko 'Kuun vuokrapaikat'
(3) Syötä *:llä merkitylle riville esimerkiksi alla
olevat kursivoidut tekstit:
Kuukausi KuukausiNo Eräpäivä Selite a-hinta
Rästit ja ennakot -1 31.12.2004 hoitovastike 1,00
(4) Valitse Työvaihe|Vuokrapaikat
(5) Paina 'Tee huoneistojen kuukausimaksut'
(6) Valitse Kuusta = rästit ja ennakot, Kuuhun = rästit ja
ennakot, Paina OK.
(7) Lisää puuttuvat kertoimet -ikkunaan voit syöttää
kunkin huoneiston rästisumman plusmerkkisenä, ennakkosuoritukset
mii-nusmerkkisinä. Paina OK.
(8) Lopuksi voit tarkistaa, että kaikki meni oikein: Valitse Työvaihe|Kortisto.
Avaa Laskurivit-taulukko. Kelaa aivan alim-maiset rivit näkyviin.
Siellä pitäisi olla kuukausino -1 ja sum-mat kertovat, paljonko
huoneistolla on rästiä.