Tässä artikkelissa on ohjeita Asteri Isännöintiohjelman suoraveloitukseen ja konekielisen tapahtumaluettelon kirjaamiseen liittyen.
Nämä ohjeet on luettavissa Asteri Isännöinnin käyttöohjekirjasta
Suoraveloitus on menettelytapa, jossa maksaja antaa pankissa valtuutuksen, että taloyhtiö saa veloittaa hänen tililtään automaattisesti vastikkeet tai vuokrat.
Tilisiirtojen sijaan taloyhtiön on lähetettävä maksajalle Suoraveloituksen ennakkoilmoitus, jossa lukee teksti ’SUORAVELOITUKSEN ENNAKKOILMOITUS’ ja mikäli mukana on tilisiirron näköinen osa, siinä on luettava summan kohdalla ’SUORAVELOITUS’.
Taloyhtiön on toimitettava pankkiin määräaikana (esimerkiksi 4 – 60 päivää ennen eräpäivää) suoraveloituspyyntötiedosto, jossa ilmoitetaan, keneltä veloitetaan ja kuinka paljon.
Jos maksaja kuuluu suoraveloituksen piiriin, mene Huoneistotilan Maksajat-ikkunaan ja syötä maksajan Suoraveloituskenttään ’k’ ja Pankkitili -kenttään sen tilin numero, jolta saadaan vastikkeet/vuokrat veloittaa.
Saman asian, eli valtuutusten merkitsemisen, voit tehdä automaattisesti käyttäen Taloyhtiöt -ikkunan toimintoa Suoraveloitus|Lue valtuutustiedosto.
Kun tulostat tavallisia tilisiirtoja, suoraveloitusasiakkaille tulostuu automaattisesti tilisiirtojen sijaan suoraveloituksen ennakkoilmoitus.
Suoraveloituspyyntötiedostossa on ilmoitettava, mistä taloyhtiöstä ja mistä palvelusta on kyse. Tämän voit tehdä siten, että syötät taloyhtiön perustietoihin Palvelutunnus: Suoraveloituksessa –kohtaan sen palvelutunnuksen, jonka pankki on Sinulle ilmoittanut.
Suoraveloituspyyntötiedosto on käytännössä luotava kerran kuussa hyvissä ajoin (enemmän kuin 4 pankkipäivää) ennen eräpäivää.
Yhdessä suoraveloituspyyntötiedostossa voi olla kaikkien niiden taloyhtiöiden aineisto, joilla on pankkitili samassa pankkiryhmässä (esimerkiksi nordealaiset taloyhtiöt yhdessä tiedostossa, sampolaiset yhdessä jne.).
Aloita pyyntötiedoston luominen sammuttamalla isännöintiohjelma ja käynnistämällä se uudestaan.
Valitse Suoraveloitus|Luo pyyntötiedosto.
Ohjelma kysyy, miltä kuukaudelta tiedosto luodaan. Oletusarvona on tietokoneesi kalenterin mukaan seuraava kuukausi ja kuluva vuosi. Tämä siksi, että esimerkiksi 5.3.2009 erääntyvät maksut on (mieluiten) pyydettävä jo helmikuun puolella, jotta pyyntö olisi ajoissa pankissa. Valitse kuukausi ja vuosi. Valitse myös taloyhtiön pankkitilin alkunumero, jonka perusteella ohjelma tekee oman suoraveloituspyyntötiedoston kutakin pankkiryhmää varten. Paina OK.
Ohjelma etsii ne taloyhtiöiden seurantajaksot, joissa on suoraveloitusasiakkaita. Mustaa listalta ne, jotka haluat mukaan. Syötä luotavan tiedoston nimi. Etukäteen voit syöttää kullekin pankkiryhmälle tyypillisen tiedostopolun ja –nimen valinnalla Suoraveloitus|Määritä pyyntötiedostojen nimet. Paina OK. Ohjelma ilmoittaa, kun tiedosto on valmis. Sitten on vain toimitettava se pankkiin maksatusta varten.
Sammuta ohjelma ja käynnistä uudelleen ja tee em. toimet seuraaville pankkiryhmille.
Pankkiyhteysohjelman avulla voit saada viitesuoritukset konekielisenä tapahtumaluettelona (KTL). Tämän avulla voit kätevästi kirjata ison joukon suorituksia kerralla vuokrareskontraan.
KTL kirjataan Taloyhtiöt -ikkunan toiminnolla Suoraveloitus|Lue palaute-KTL (vaikka KTL sisältää toki useimmiten muitakin suorituksia kuin suoraveloituksesta tulleita).
Ohjelmalla on kolme erilaista menetelmää sen tunnistamiseksi, mistä taloyhtiöstä on kyse: 1. pelkkä viitenumero 2. palvelutunnus, joka sijaitsee ktl-tiedostossa nollalla alkavan rivin 14. merkistä alkaen yhdeksän merkin pituudelta 3. palvelutunnus (24,9), joka sijaitsee ktl-tiedostossa nollalla alkavan rivin 24. merkistä alkaen yhdeksän merkin pituudelta
Vaihtoehtoa 1. voit käyttää, jos kullakin taloyhtiöllä on toisistaan poikkeavat viitenumerot eli jos olet määrittänyt taloyhtiöiden perustietoihin kullekin yksilöllisen viitenumeron alkuosan.
Jos eri taloyhtiöillä on samoja viitteitä, Sinun on käytettävä vaihtoehtoa 2. tai 3. ja syötettävä taloyhtiön perustietoihin vastaava palvelutunnus. Palvelutunnuksen määrää pankki ja se voi olla Y-tunnus etunollin ilman väliviivaa tai jokin muu yhdeksännumeroinen tunnus. Jos et löydä sitä muuten, voit katsoa avaamalla Muistio (Notepad) –ohjelmaan ktl-tiedoston. Palvelutunnus löytyy nollalla alkavilta riveiltä joko 14. merkistä tai 24. merkistä alkaen yhdeksän merkin pituudelta. Vaihtoehtoa 2. voit käyttää silloin, kun 14. merkistä alkava numerosarja on kaikilla hoitamillasi taloyhtiöillä erilainen. Tällöin Sinun on ilmoitettava taloyhtiön perustiedoissa Palvelutunnus: KTL:ssä –kohdassa tuo 14. merkistä alkava yhdeksännumeroinen numerosarja.
Usein kuitenkin 14. merkistä alkaa isännöitsijätoimiston tai muun ’välittäjänä’ toimivan yhteisön tunniste ja vasta 24. merkistä alkaa se palvelutunnus, joka yksilöi kunkin taloyhtiön. Silloin voit käyttää vaihtoehtoa 3. Tällöin Sinun on ilmoitettava taloyhtiön perustiedoissa Palvelutunnus: KTL:ssä –kohdassa tuo 24. merkistä alkava yhdeksännumeroinen numerosarja.
Toiminnolla Suoraveloitus|Lue palaute-KTL|Asetukset voit määrittää, minkänimistä ktl-tiedostoa ohjelma aina ehdottaa kirjattavaksi. Voit syöttää siihen esimerkiksi yleisimmin käyttämäsi pankkiyhteysohjelman polun ja sille tyypillisen tiedostonimen, esimerkiksi c:\solopank\asiak1\ulkoiset\viitteet\norktl.nda.
Asetukset-kohdassa voit myös määrittää, näytetäänkö kaikki välivaiheet kuvaruudulla ja tulostetaanko raportit paperille. Näyttäminen ja tulostaminen on varmasti hyvä idea ensimmäisillä käyttökerroilla. Sitä mukaa kuin asiat näyttävät menevän kohdalleen, voit näppäilyvaivaa ja paperia säästää jättämällä näyttämättä ja tulostamatta.
Huom! Tärkeä määritys on ’kirjaa vain, jos suoritus on tarkalleen sama kuin avoin tavoite’. Sen avulla voit valita, haluatko tarkistaa jokaisen poikkeuksellisensuuruisen suorituksen ja kirjata sen sitten käsin, vai haluatko kaikkien suoritusten menevän sellaisenaan automaattisesti reskontraan.
Kohdistuksen aluksi ohjelma kysyy ktl-tiedoston polkua ja nimeä. Etsi oikea tiedosto oikeasta hakemistosta. Paina OK: Ohjelma kirjaa nyt saapuneet suoritukset vuokrareskontraan. Asetuksistasi riippuen ohjelma näyttää erilaisia välivaiheita, joista voit edetä painamalla ENTERiä.
Huom! Lopuksi ohjelma kysyy, mitä tehdään käsitellylle KTL-tiedostolle. Se kannattaa esimerkiksi tuhota tai tallentaa toiselle nimelle, koska pankkiyhteysohjelma saattaa tuoda uudet viitesuoritukset saman vanhan tiedoston jatkeeksi, jolloin jo kirjatut suoritukset tulevat kahteen kertaan kirjatuiksi reskontraan.