Kysymys: Saisiko mallin miten voitasiin hoitaa laskutuksen tiliöinti kirjanpitoon sekä saatujen suoritusten kirjaaminen.
Laskutus:
Laskutetaan esimerkiksi päivittäin.
Laskuihin syötetään tuoteriveittäin kirjanpidon tilinumerot.
Kirjanpidon tilinumerot on merkitty valmiiksi tuotekortistoon.
Kuukausittain tulostetaan laskutuslista, ALV erittelylista ja laskutuspäiväkirja
tileittäin kirjanpitoon vientiä varten.
Näiden perusteella kuukauden laskutus viedään kirjanpitoon
yhtenä vientinä tileittäisinä summina.
Pankkiyhteys:
Pankkiyhteysohjelmalla haetaan pankista konekieliset tapahtumaluettelot
(KTL) aina kun reskontraa päivitetään.
Saatavien valvonnan kannalta ehkä viikottainen reskontran päivitys
on sopiva tahti.
Konekieliset tiliotteet (KTO, TITO) haetaan samoin pankkiyhteysohjelmalla
pankista silloin kun kirjanpitoa tehdään.
Kirjanpito tehdään kuukausittain. Tiliotteet haetaan myös
kuukausittain.
Myyntireskontra:
KTL:t viedään myyntireskontraan. Tulostetaan kirjausraportit.
Kuukaudesta tulostetaan listaus "näytä - suoritukset jaksolta"
Myyntireskontraan suorituksia vietäessä täsmäytetään
pankista saadut KTL listat ja kirjausraportit.
Kirjanpito
Kuukauden laskutus viedään kirjanpitoon yhtenä vientinä.
Laskutus ja sen tulosteet toimivat osakirjanpitona.
Konekielinen tiliote (KTO,TITO) tuodaan kirjanpidon päiväkirjaksi.
Viitesuoritusten vastatiliksi on valmiiksi määritetty myyntisaamisten
tilin numero.
KTL:t ovat tiliotteissa päivittäisinä yhteissummina. Kirjanpidon
tositenumero merkitään kuhunkin KTL listaan.
Saadut viivästyskorot ja hyväksytyt alennukset kirjataan yhtenä
tositteena reskontran kuukasittaisen listauksen "suoritukset jaksolta"
perusteella.
Täsmäytys
Kuukauden päätteeksi tulostetaan laskutuksen myyntireskontrasta
avointen laskujen listaus.
Listauksen loppusummaa verrataan kirjanpidon myyntisaamisten summaan ja
virheet etsitään ja korjataan.
Täsmäytys on syytä tehdä jokaisen kuukauden vaihteessa.
Reskontran kirjausraportit ja KTL listaukset täsmäytetään
joko reskontraan vietäessä tai kirjanpitoa tehtäessä.
Myyntisaamisten eron hakemisniksejä:
Ostoreskontran ja kirjanpidon eron hakemisniksejä
SELECT tr_Laskuntunniste, Laskunnumero, tr_Summa, ol_Summa, Format(tr_Summa - ol_Summa,'0.00') as Erotus FROM ( SELECT Tiliöintirivit.Laskuntunniste AS tr_Laskuntunniste, Ostolaskut.Laskunnumero, Sum(Tiliöintirivit.Summa) AS tr_Summa, Max(Ostolaskut.Summa) AS ol_Summa FROM Tiliöintirivit INNER JOIN Ostolaskut ON Tiliöintirivit.Laskuntunniste = Ostolaskut.Laskuntunniste WHERE (Trim('' & Debet <> '') AND Debet <> '****') AND [Laskun pvm] BETWEEN DateValue('%1') AND DateValue('%2') GROUP BY Tiliöintirivit.Laskuntunniste, Ostolaskut.Laskunnumero ORDER BY Val('' & Tiliöintirivit.Laskuntunniste) ) WHERE Abs(Abs(tr_Summa) - Abs(ol_Summa)) > 0.01
Tilitoimisto
Yllä selostettu tekniikka soveltuu hyvin myös siihen tilanteeseen,
jossa tilitoimisto hoitaa kirjanpidon mutta yrityksessä hoidetaan
laskutus ja myyntireskontra.Yrityksessä haetaan pankista KTL listaukset
ja hoidetaan reskontra.
Reskontrasta tulostetaan reskontraan kirjausraporit, avointen laskujen
kuukauden lopun tilanne sekä suoritusten listaus kuukauden jaksolta.
Kun tilitoimisto saa vielä KTL listaukset, saa tilitoimisto niiden
perusteella tehtyä täsmäytyksen.
Tilitoimisto lukee pankista tiliotteet tai saa ne tiedostoina yrittykseltä.
Ne voi tilitoimisto lukea automaattisesti kirjanpidon päiväkirjaksi.
Kuukausittaista reskontran ja kirjanpidon täsmäytystä ei
mielestäni voi jättää tekemättä.
Jos on kommentoitavaa tai kysyttävää niin lähettäkää
kommentti.
Tarkemmat yksityiskohdat saat Atsoftin neuvonnasta