Kysymys: Yrityksellämme on oma asiakaskortisto/asiakashallintajärjestelmä. Voiko sen liittää Asteri windows laskutukseen niin, että Asteri laskutus käyttäisi asiakaskortistonaan yrityksemme omaa asiakaskortistoa?
Vastaus: Asteri laskutuksen 6-versio (jonka betaversio on tullut ladattavaksi laskutuksen tukisivulta 11.12.2003) voi käyttää asiakaskortistonaan Microsoft Access 2000 pohjaista asiakaskortistoa.
Tapa 1 opastaa, miten olemassaolevaan tai perustettavaan Asteri laskutusohjelmassa olevaan asiakaskortistoon lisätään lisää kenttiä.
Access kortisto = Yrityksesi oma asiakasrekisteri, Access tietokanta
taulu = Access tietokannassa oleva taulukko
kysely = Access tietokannassa oleva kysely
Jotta Asteri laskutus voisi käyttää Access asiakaskortistoa, tulee Access asiakaskortistosta löytyä Asiakkaat niminen taulu tai kysely jossa tulee olla saman nimiset kentät kuin Asteri asiakaskortistossa vakiosti on. Lisäksi tietokannassa tulee olla Maksuehdot niminen taulu
Tässä esimerkissä Access kortistossa oleva omassa asiakasrekisterissä
on seuraavat kentät:
(sinun kortistossasi on varmasti enemmän kenttiä jotka ovat eri
tavalla nimetty)
Asteri laskutus toimii seuraavan rakenteisella Asiakkaat taululla tai
kyselyllä:
(tämä on vain malli: sinun ei tarvitse luoda tällaista
taulua tai nimetä oman rekisterisi kenttiä uudestaan)
Koska Access kortistossasi ei varmaankaan ole kaikkia Asteri laskutuksen tarvitsemia kenttiä, tee puuttuvia kenttiä varten aputaulu tai lisää puuttuvat kentät Access kortistoon. Tässä esimerkissä puuttuvia kenttiä varten tehdään aputaulu ja annetaan sille nimeksi aputaulu (nimen voit valita vapaasti, myös kenttien nimet):
Seuraavaksi luodaan kysely rakennenäkymässä ja valitaan
osoitteet sisältävä taulu ja aputaulu.
Tee liitos osoitteet taulun ja aputaulun välille ja napsauta liitosviivaa
hiiren kakkospainikkeella ja valitse liitoksen tyypiksi:
Huomaa, että liitosta ja aputaulua ei tarvita, jos osoitteet taulu sisältää kaikki Asteri laskutuksen tarvitsemat kentät!
Seuraavaksi valitse mitkä kentät muodostavat Asiakkaat kortiston. Vedä ja pudota tarvitsemasi kentät:
Seuraavaksi: siirry Sql näkymään Näytä
/ Sql näkymä ja nimeä kentät Asteri laskutusohjelman
haluamin nimin ja tee tarvittavat tiedostokonversiot.
Sql näkymä näyttää tältä:
Selvyyden vuoksi olen tässä esimerkissä jakanut sql kyselyn riveille, jotta näet, miten kentät nimetään ja miten Accessin funktioita voi käyttää kyselyssä:
ylläolevassa Sql kyselyssä on muutama niksi:
Kun kysely näyttää hyvältä tallenna se nimellä Asiakkaat ja suorita se niin näet mahdolliset sql-lauseessa olevat kirjoitusvirheet ja voit verrata, onko hakukyselyn tulos se minkä oli tarkoitus:
Tee seuraavaksi Maksuehdot taulu
Tallenna Maksuehdot taulu ja lisää sinne muutama maksuehto:
Jos kaikki vaikuttaa olevan kunnossa, sulje Access (tallenna mahdolliset rakennemuutokset), käynnistä Asteri laskutus ja siirry laskunsyöttötilaan ja valitse määritä / perustiedot / tiedostot ja tulostus ja määritä asiakaskortisto kohtaan Access kortisto levyasematunnuksineen ja hakemistopolkuineen:
Määritettyäsi Asteri laskutuksen käyttämään
Access kortistoa, käynnistä ohjelma uudestaa, jotta määritys
astuu voimaan.
Nyt laskun asiakkaina pitäisi näkyä Access kortiston asiakkaat.