Tietojen siirtäminen Asteri ohjelmiin muusta kuin Asteri ohjelmasta onnistuu, kunhan saat luettua siirrettävän aineiston Microsoftin Exceliin.
Mikäli käytössäsi on jokin vanha dos-pohjainen sovellus, jonka käyttämää tietokantamuotoa ei excel lue, tutki onko ohjelmassa jokin toiminto, jolla kortisto saadaan tallennettua ascii muotoiseksi levylle (esim valinta "tiedostojen ascii siirto") josta se voitaisiin lukea edelleen Exceliin tai jopa suoraan Asteri kortistoon (jos ohjelma tallentaa CSV-muotoista tiedostoa)
Leikepöydän ja Excelin käyttäminen on kätevin tapa tuoda muusta järjestelmästä asiakastietoja Asteriin
Vaihe 1: Kopio Asterin asiakaskortisto malliksi Exceliin leikepöydän kautta, jotta näet mitä kenttiä ja missä järjestyksessä tuodaan. Kopioi myös otsikot, niin on helpompi kohdistaa
Vaihe 2: Tuo tuotava asiakaskortisto Excelin toiselle välilehdelle (Taul2) ja järjestä sen kentät samaan järjestykseen kuin Asterissa.
Vaihtoehtoisesti, kohdista tuotavan asiakaskortiston kentät Asterin välilehdelle (Taul1) kirjoittamalla = -merkki ja valitsemalla Taul2 kentästä haluttu kenttä.
Poimi vain yhden asiakkaan/rivin tiedot, loput asiakkaat saat kopioitua kätevästi fill-handlesta raahaten alaspäin
funktio -toiminnolla sille välilehdelle, jossa on Asteri mallina
Jos postinumero ja -toimipaikka on eri kentissä, käytä funktiota
=KETJUTA(TEKSTI(Taul2!C1;"00000");" ";Taul2!D1)
Jos postinumero ja -toimipaikka on eri kentissä, käytä funktiota =KETJUTA(TEKSTI(Taul2!C1;"00000");" ";Taul2!D1)
Poimi vain yhden asiakkaan/rivin tiedot, loput asiakkaat saat kopioitua kätevästä fill-handlesta raahaten alaspäin
Vaihe 3: Tarvittaessa numeroi asiakkaat uudestaan kirjoittamalla kahdelle ensimmäiselle asiakkaalle asiakasnumero ja fill-handlea käyttämällä jatka sarja loppuun
Vaihe 4: Valitse Excelissä alue, jolla on tuotavat asiakastiedot ja kopioi ne leikepöydälle.
Vinkki: Kopioi ensin vain muutama asiakas, jotta näet, että tiedot kohdistuvat oikein
Vaihe 5: Asterin asiakaskortistossa valitse muokkaa / liitä leikepöydältä
Vaihe 6: Asiakasnumeroiminen Asterissa. Tarvittaessa, esim. jos asiakkaat tuodaan monesta eri järjestelmästä, voit lopuksi numeroida asiakkaat asiakaskortiston toiminnolla muokkaa / muuta tietoa / valitse pudotuslistalta [Numero] / (*) Numeroiden juoksevasti alkaen numerosta ja syötä numero / Aloita
Asteri laskutusohjelman asiakas- ja tuotekortistoon voidaan tuoda ulkoisia aineistoja (vanha olemassaoleva asiakas- tai tuotekortisto) joko leikepöydän kautta tai tallentamalla tuotava aineisto ensin csv-muotoiseksi ja sitten lukemalla ao. tiedosto kortiston jatkeeksi.
Leikepöydän kautta tietojen siirto on nopeaa, mutta rajoitettu max. 64 kilon kokoiseen tietomäärään. Suuret aineistot voi kuitenkin tuoda ja viedä osissa.
CSV tiedoston käyttäminen soveltuu suurten aineistojen käsittelemiseen.
Leikepöytää käytettäessä tietojen tulee olla siinä järjestyksessä kuin ne ovat Asteri kortistossakin. Leikepödän kautta voidaan tuoda kerralla enintään noin 64 kilon kokoinen tietomäärä.
Esimerkki: Asiakaskortiston tuominen Excelistä:
Tietojen vieminen onnistuu Asteri kortiston rivitilan valinnalla Muokkaa / Kopioi leikepöydälle. Jos aineisto on liian suuri siirrettäväksi, täytyy aineisto siirtää rajatun osakortiston avulla valitsemalla ensimmäinen siirrettävä erä rajatuksi osakortistoksi ja valitsemalla rajatusta osakortistosta Muokkaa / Kopioi leikepöydälle.
CSV-erotintiedosto on tyypillisesti ASCII tiedosto, jossa tiedot ovat erotettu puolipisteellä (ja saattavat olla lainausmerkeissä). Esimerkki Csv-muodosta:
Atsoft Oy Mäkinen;Atso Mäkinen;Malminkaari 21 B;00700 HELSINKI;09-350 7530;10004 ATK-Palvelu Atso Mäkinen;;Pyynikintie 4-8;00700 HELSINKI;09-351 1201;10022 Bellasport;;PL 000;00701 HELSINKI;09-122 222;10033
Esim. jos saat luettua tuotavan asiakaskortiston exceliin niin, että yhdellä rivillä on yhden asiakkaan tiedot ja asiakkaat ovat alekkain, voit siirtää aineiston Asteri kortistoon tallentamalla Excelissä olevan asiakaskortiston valinnalla Tiedosto / Tallenna nimellä ja valitse Tallennusmuoto: kohdasta CSV (luetteloerotin)
Lue CSV-muotoinen aineisto Asteri kortistossa rivitilan valinnalla Tiedosto / Yhdistä erotintiedosto (csv). Csv tiedostoa tuotaessa määritetään, mihin kenttään mikäkin tuotava kenttä luetaan ja voidaan yhdistää kaksi tuotavaa kenttää yhteen kenttään (esim. jos postinumero ja -paikkakunta ovat eri kentissä, ne voidaan lukea samaan kenttään).
Valitse Asteri kortiston rivitilassa valinta Tiedosto / Tallenna Csv (erotintiedosto) ja tallenna kortisto levylle. Lue tallentamasi aineisto esim Exceliin jatkokäsittelyyn.
Mikäli käyttämässäsi Asteri laskutusohjelmassa ei ole ylläkuvattuja ominaisuuksia, voit asentaa päivityksen laskutuksen ylläpitosivulta (tai jos et ole tehnyt ylläpitosopimusta, voit tilata maksullisen päivityksen)