.
.
.
Tilikausituloste (html)... käytön mahdollisuudet
- Päiväkirja- ja pääkirjatulosteeksi sopii "Tilikausituloste
(html)... ". Se voidaan tulostaa viralliseksi tulosteeksi paperille.
HTML muodossa se voidaan lähettää sähköpostina
hallituksen jäsenille ja toiminnantarkastajille tositteineen.
Myös pelkän "Tilikausituloste (html)..." lähettäminen
esimerkiksi sähköpostin liitetiedostona on käyttökelpoista.
Siitä voi hallituksen jäsenet ennalta tarkastella kirjanpitoa
ennen allekirjoituksia.
- Tulosteessa on mukana tase ja tuloslaskelma lyhyenä, ja pitkänä,
päiväkirja ja pääkirja.
Jos mukana on myös tositteet pdf muodossa, saa ne katsottua tulosteesta
linkkiä klikkaamalla
- Linkit saadaan rivin kirjauksesta kolmesta eri kohdasta, tosite Nro,
Lasku ja Selite 2.
- Kun koko aineisto tositteineen lähetetään, niin kirjanpidon
voi sen perusteella tarkastaa ja allekirjoittaa.
Mukana voi lähettää myös tilinpäätöksen
(ent. Tasekirja) ja pöytäkirjat.
.
.
."Tilikausituloste (html)..." ja "sähköinen
kirjanpito" asiaa on selostettu sivuilla:
http://www.atsoft.fi/wklinkittositteisiin.htm
http://www.atsoft.fi/paperitonkirjanpito.htm
Tässä omia havaintoja pienen yhdistyksen ja As Oy:n kirjanpidon
käytännön toteutuksesta ja "Tilikausituloste (html)..."
tulosteesta.
Nämä ovat tilanteista, joissa joudutaan kirjanpito esittämään
hallituksen jäsenille ja toiminnantarkastajille, jotka asuvat kaukana.
Kirjanpidon tekemiseen on tietysti runsaasti muitakin erilaisia mahdollisuuksia.
Tässä yhdenlainen menettely ja perusteet.
.
Kirjanpidon tekeminen ja tositteiden taltioiminen pdf muotoon
- Kirjanpitolain 2 luvun 4§ määrittää kirjanpidon
tekemisen ajankohdan. Lain mukaan tekeminen on tehtävä siten
että:
"....edellytetyt ilmoitukset viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta
varten voidaan laatia ajantasaisesta kirjanpidosta..."
Jos ei olla ALV:n piirissä, eikä mitään ilmoituksia
viranomaisille tarvita, niin koko vuosi voidaan tehdä yhdeksi päiväkirjaksi
- Kirjanpitolain 2 luvun 4§ 2) kohta määrittää:
"2) se, joka on yhteisön tai säätiön kirjanpidosta
vastuussa, voi täyttää valvontavelvollisuutensa."
Tämä toteutetaan niin että hallituksen jäsen saa muovitaskullisen
tositteita kesken vuoden tarkastettavaksi jos täyttää valvontavelvollisuuttaan.
- Tilikauden ajan tiliotteet ja tositteet taltioidaan vaikka muovitaskuun
odotamaan kirjanpidon tekemistä. Kirjanpitoa tehtäessä tositteet
skannataan ja nimetään kirjanpitoon syötettävien linkkien
mukaisiksi.
- Tositteina käytetään pankin antamaa tiliotetta. Vuoden
ajalta tulee siten 12 tositetta ja lisäksi joitakin muistiotositteita.
Kirjattaessa tositenumeroksi laitetaan tiliotteen numero 1, 2, 3, ....
Tositteen numeroksi todennäköisesti käy tiliotteeseen pankin
merkitsemä numero. Tositteen numero merkitään tiliotteeseen,
ellei se siinä jo ole.
- Tiliotteen tapahtumat viedään kirjanpitoon tapahtumakohtaisesti.
Jos tiliotteessa niille ei ole omia pankin antamia alanumeroita, niin tapahtumat
numeroidaan.
Tositteiden yksittäisten tapahtumien alanumero laitetaan "Lasku"
kenttään. Katsotaan että tositenumero ja alanumerot eivät
koko tilikauden aikana osu samoiksi.
Numerointi voidaan tehdä kynällä paperiseen tiliotteeseen.
Jos käytössä on jokin ohjelma, jolla PDF tulosteeseen saadaan
lisättyä tekstejä, niin voidaan tietysti sellaista käyttää
- Tarvittavat tositteet skannataan PDF tiedostoiksi. Tiliotteet ja
tarvittavat tositteen alatositteet taltioidaan yhdistyksen vuoden kansioon
esimerkiksi C:\kpidot\yhdistysxx\2017>
- Käteisen rahan käyttö maksuissa ja perimisissä hoidetaan
niin että käteisten tilitysten tekijä tilittää
pankkiin tai nostaa pankista tapahtumakohtaisesti kertyneen summan. Sen
johdosta niiden kirjaus tapahtuu tiliotteen perusteella.
- Saaduista jäsenmaksuista ja pankin kuluista tosite on tiliote. Niistä
ei taltioida erillistä tositetta.
Jäsenmaksut voidaan viedä kirjanpitoon tiliotteesta yhtenä
eränä. Käytännössä kuitenkin kirjaamisen
voi tehdä jäsenkohtaisesti. Silloin selityksenä käytetään
Sukunimi Etunimi. Silloin saadaan tehtyä jäsenmaksuista aakkosjärjetyksessä
oleva tuloste. Saman perheen yhtenä maksuna maksetutkin kannattaa
jäsenluetteloa varten kirjata henkilöittäin. Niidenkin tositteeksi
riittää pelkkä tiliote.
.
- Muista tapahtumista taltioidaan yksityiskohtaiset tositteet. Ne nimetään
"Lasku" kenttään syötettävän alanumeron
mukaisiksi. Lisäksi selite 2 kenttään voi kirjoittaa sellaisen
asiaa kuvaavan sanan, jonka nimiseksi tiedosto myös tallennetaan.
.
Tlikausituloste (html)... tekeminen
-"Tilikausituloste (html) .." tulostettaessa ruksataan että
tositteet ovat samassa kansiossa. Tiedosto taltioidaan samaan kansioon
esimerkiksi C:\kpidot\yhdistysxx\2017>
- Tulostetta tehdessään ohjelma katsoo, että onko tosite päiväkirjaan syötetyn nimisenä ja PDF muodossa. Jos tosite on PDF muodossa siinä kansiossa, niin ohjelma tekee linkin tositteeseen. Jos ei ole niin ei tee linkkiä.
.
Tilikausitulosta (html)... käyttö ja taltioiminen
- Kansio C:\kpidot\yhdistysxx\2017> sellaisenaan voidaan kopioida
muistitikulle, CD romppuun tai muualle, niin että hallituksen jäsen
ja toiminnantarkastaja voi aineiston tarkistaa.
- Lisäksi tehdään erikseen tilinpäätös, eli
entinen tasekirja. Se tulostetaan käytännössä osittain
tekstinkäsittelyohjelmalla ja osittain kirjanpito-ohjelmalla ja taltioidaan
pdf tulosteeksi. Se tallennetaan samaan kansioon mihin koko vuoden tositteet
ja html tuloste laitetaan. Silloin kirjanpidon tarkistaminen samasta kohteesta
on käytännöllistä.
- Kansioon voidaan tulostaa PDF tiedostoksi tilinpäätöksen
viimeinen sivu allekirjoituksia varten. Kukin hallituksen jäsen voi
tulostaa sen paperille, allekirjoittaa, kuvata tai skannata ja lähettää
kirjanpitäjälle. Kirjanpitäjä voi sen liittää
tilinpäätökseen allekirjoitukseksi. Jollakin ohjelmalla
saadaan allekirjoitukset lisättyä PDF tulosteisiin. Samalla
tekniikalla toiminnantarkastajat voivat suorittaa tarkastuksen sekä
tehdä merkinnän tilinpäätökseen sekä toimittaa
toiminnantarkastuskertomuksen. Tällä menettelyllä ei jouduta
maksamaan postimaksuja kirjeistä tai paketeista.
- Virallisena kirjanpitoaineistona voidaan pitää paperilla olevaa
aineistoa tai sähköiseksi tallennettua aineistoa.
Kirjanpitolain 2. luvun 9§ ja 10§ määrittävät
kirjanpitoaineiston säilyttämisen ja säilytysajan.
.
Voit mielellään kommentoida.
20.1.2018 Atso Mäkinen