TILIÖINTITOSITEEN MÄÄRITTÄMISEN KÄYTTÄMINEN
Alun perin ei ole tehty kustannuspaikkojen vientiä palkanmaksusta kirjanpitoon ja siellä kustannuspaikkakenttään. Se on kuitenkin mahdollista, vaikkakin mutkikasta. Tässä on selostettu mahdollisuus ja alempana loppukäyttäjälle helpompi SQL lausekkeen mahdollisuus
Laitetaan kustannuspaikoille vaikkapa kahden kirjaimen koodit. Koodit voivat olla numeroita tai kirjaimia sekaisinkin ja korkeintaa 4:n merkin mittaisia. Kaikkien koodien pitää olla keskenään yhtä monen merkin mittaisia. Käytän tässä koodeja AA AB AC BA BB BC jne Palkkoja syötettäessä merkitään "kust.p" kenttään kyseinen koodi sille riville, jonka summa halutaan viedä kirjanpitoon. Tiliöintitositteeseen kustannuspaikat määritetään siten että laskentakaavana on @144kpAA @144kpAB jne. Kyseisen rivin alkuun seliteosaan merkitään kyseinen kustannuspaikka AA, AB jne Tiliöintitosite viedään DOS päiväkirjaksi levylle odottamaan kirjanpitoon lukemista. Kirjanpito-ohjelmaan luetaan kyseinen DOS päiväkirja valinnalla TIEDOSTO - YHDISTÄ DOS PÄIVÄKIRJA. Siellä määritetään että kustannuspaikkakenttään poimitaan tekstiä 1. merkistä 2. merkin matkalta. Näin päiväkirjaan tulee kustannuspaikkasarakkeeseen koodatut kustannuspaikat.
Ongelmakohtia on, että kun kustannuspaikkoja on paljon, tulee tiliöintitosite kovin pitkäksi ja vaikeammin hallittavaksi. Samoin sitten kirjanpidon päiväkirja tulee hyvin pitkäksi. Palkkojen sivukulujen koodaus tulee myös tehtäväksi. Se lisää osaltaan monutkaisuutta.
SQL-KYSELYN KÄYTTÄMINEN
SQL kyselyn käyttäminen tässä tilanteessa helpottaa
tehtävää huomattavasti.
Kyselyjen tekeminen vaatii niiden osaajaa, eikä ne kuulu normaalin
ylläpitoveuvontamme piiriin.
Tässä hahmotelma SQL-kyselyä, jolla saataisiin palkat kustannuspaikoittain kirjanpitoon ilman että tarvitsee laatia tiliöintitositteen määrittelyä. Hahmotelmani koskee vain rahapalkan osasia. Tarvitaan eritellä myös muut palkkojen osiot. Ne menisivät ehkäpä vastaavaan tapaan, vain tuo Laji = 'raha' pitäisi vaihtaa olemaan 'luon', 'vähe' jne. Samoin Debet-tili pitäisi vaihtaa.
- Valitse Tulosta | Kyselytilastot (SQL) | Luo kyselyitä - Valitse vasemman yläkulman alaspudotuslistasta seuraava vapaa määrittämätön kysely ja anna sille sopiva nimi, esim. "Kustannuspaikkapäiväkirja rahapalkoista" - Kopioi alla oleva SQL-lause (maalaus ja ctrl+C = kopioi) ja liitä (ctrl+V = liitä) se palkanmaksuohjelman sql-kyselytoiminnon isoon tekstikenttään
SELECT '%1' AS Tositenumero, '%2' AS Päivämäärä, '' AS Tositelaji, Kustannuspaikka, '' AS Laskunnumero, 'kustannuspaikan ' & Kustannuspaikka & ' palkat' AS Selite1, '' AS Selite2, '%3' AS Debet, '****' AS Kredit, Sum(Yhteensä) AS Summa FROM %95 WHERE Laji = 'raha' GROUP BY Kustannuspaikka
Kysymys %1 on tositenumero (katso aina kirjanpidosta sopiva vapaa numero) Kysymys %2 on päivämäärä Kysymys %3 on debet-tilinumero
- Paina tallenna ja/tai suorita, jolloin näet taulukossa haluamasi tiedot - Käytettävissäsi on Tulosta-valikon paperitulosteet ja Muokkaa-valikon erilaiset leikepöytäkopiointiversiot. - Seuraavilla käyttökerroilla saat tulosteen suoraan valinnalla Tulosta | Kyselytilastot (SQL) | Valmiit kyselyt | Kustannuspaikkapäiväkirja rahapalkoista