Palkkalaskelmat sähköpostiin

• Tässä esitetty tapa lähettää palkkalaskelmat suojaamattomassa sähköpostissa
• Arviomme mukaan EU:n yleinen tietoturva-asetus edellyttää, että palkansaajalta tulee saada etukäteen kirjallinen suostumus siihen, että hänelle lähetetään palkkalaskelmat sähköpostiin ja että suostumuksessa on yksilöity, mihin sähköpostiosoitteeseen laskelmat lähetetään ja että palkansaaja on itse velvollinen ilmoittamaan jos sähköpostiosoite muuttuu.
• Suosittelemme verkkopalkka palvelua (palkkalaskelmat verkkopankkiin) palkkalaskelmien ensisijaisena toimitusmuotona, sillä se on tietoturvallinen tapa toimittaa palkkalaskelmat palkansaajille.

Neuvonta lisämaksullista, ei sisälly ylläpitoon

• Tämä ominaisuus on tyypiltään sellainen, että sen toimimisen neuvonta ja ylläpito kuuluu Asteriin siltä osin kun käytetään Asteri palkanmaksua.
• Siinä käytetään osaltaan muita ohjelmia, esimerkiksi PdfCreatoria ja BLATia
• Niiden asentaminen ja ylläpito on kyseisten ohjelmien toimittajien aluetta.
• Lisämaksullisena työnä voimme tehdä PdfCreatorin ja BLATn asennukset ja testata niiden toiminnan.
• Käsityksemme mukaan on joitakin tapauksissa, joissa tällä tekniikalla sähköpostien lähettäminen ei ole onnistunut
• Yksittäisinä sähköposteina lähettäminen esimerkiksi PdfFactorya käyttäen on aina onnistunut
• Pulmatilanteissa ottakaa yhteyttä atk-tukeenne
  
• Yritämme silti auttaa. Neuvomme Asteri palkanmaksuohjelman osuutta ja sillä palkkalaskelmien tekemistä ja edelleen lähettämistä.
• Sähköpostina useiden viestien automaattinen peräkkäin lähettäminen voi olla sellainen tekniikka, että sähköpostien välittäjänne ei sitä hyväksy. Lähettäminen saattaa sen johdosta katketa. Siihen ei Asterilla ole vaikutusmahdollisuuksia. Myöskin se että jotkin sähköpostiosoitteet eivät tunnu toimivan, on Atsotin neuvonnan ulkopuolella oleva asia..

Palkkalaskelmat sähköpostiin

• Asteri palkanmaksuohjelmassa on ominaisuus palkkalaskelmien sähköpostitse lähettämiseen.
• Vaihtoehto paperiselle palkkalaskelmalle ja verkkopalkkalaskelmalle
• Katso video ominaisuuden toiminnasta Palkkalaskelmat sähköpostiin

Huomioitavaa

• Sähköpostin lähettäminen BLAT -ohjelmalla toimii SMTP -palvelimilla, jotka eivät vaadi sisäänkirjautumista.
• Ei toimi, jos SMTP-palvelin vaatii kirjautumisen ja/tai SSL yhteyden
• Kirjautumista vaativat palvelimet antavat esim. seuraavan virheilmoituksen:
  

unexpected error 10060 from winsock
Error: Can't connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error: Not a socket
SMTP server error
Error: Connection to mailserver was dropped.

• Sähköpostin lähettäminen onnistuu yleensä, kun valitset sen palveluntarjoajan SMTP palvelimen, jonka kautta internetyhteys on muodostettu

Vaihe 1: Asenna sähköpostin lähettävä ohjelma BLAT 

• Asenna blat.exe palkanmaksukansioon (yleensä C:\WINPL)
• itseasentuva paketti ylläpitosopimusasiakkaille pura-blat.exe (pura-64bit-blat-311-wp.exe)
• itseasentuva paketti 32bittisiin windowseihin 32 bittinen blat
• itseasentuva paketti 64bittisiin windowseihin 64 bittinen blat
• tai asenna se Blatin kotisivuilta www.blat.net (jos sinulla ei ole ylläpitosopimusta)

Vaihe 2: Tee kansio, minne pdf-palkkalaskelmat tallennetaan

• Tee kansio C:\PDFAUTO

Vaihe 3: Asenna pdf-tiedostot luova ohjelma PdfCreator

• Asenna PDFCreator pdfforge.org/pdfcreator
• Suora linkki 3-versioon (toimi 11.10.2017) download.pdfforge.org/download/pdfcreator/PDFCreator-stable?download
• Ole tarkkana että asennat nimenomaan PDFCreator -ohjelman (nimi yhteenkirjoitettuna). Lataussivuille tulee useiden muidenkin samannimisiltä näyttävien ohjelmien latauslinkkejä. Asennusvaiheessa riittää, että asennat PDFCreatorin ilman mahdollisia kylkiäisohjelmia.
  

Vaihe 4: Määritä PdfCreator

Versio 3.0 asetukset:

Vanhan versio 2.0 asetukset:

Poista automaattinen päivitys:

Asetukset vanhemmissa versioissa:

• Kaksoisnapsauta työpöydällä olevaa PDFCreatorin pikakuvaketta
• Tee asetukset yo. kuvan mukaan.
• jos englanninkielinen niin:
• Printer|Options -> Auto-save
• ruksaa Use Auto-save
• Autosave format = PDF
• Filename = <Title>
• ruksaa Use this directory for auto-save
• syötä apukansiosi polku esim. c:\pdfauto\
• alempiin kohtiin ei rukseja
• paina Save

Vaihe 5: Päivitä Asteri palkanmaksuohjelma

• Päivitä Asteri palkanmaksuohjelma palkanmaksun tukisivulta 1C kohdasta

Vaihe 6: Lisää palkansaajille sähköpostiosoitteet

• Merkitse palkansaajakortistoon PalkkalaskelmaSähköpostilla-kenttään x niiden palkansaajien kohdalle, joille saa lähettää sähköpostina.
• Syötä heidän meiliosoitteensa palkansaajakortiston Sähköposti-kenttään (perusta itsellesi kokeilua varten vaikkapa riittävän monta apumeiliosoitetta)
• Huom: testaa ensin: merkitse aluksi vain 1-2 palkansaajaa ja syötä niille oma sähköpostiosoitteesi.
• Kun olet testannut, voit ottaa tuotantokäyttöön

Vaihe 7: Lähetä palkkalaskelmat

• Lähettäminen tapahtuu palkkojensyöttötilan toiminnolla Tulosta|Sähköpostita palkkalaskelmat



• tee tarvittavat määritykset, ainakin
• määritä sähköpostin lähetyspalvelin SMTP palvelin
• valitse kirjoittimeksi pdfCreator
• syötä kansioksi perustamasi kansio, esim. c:\pdfauto\
• lähetä ja testaa

Vastauksia

Blat herjaa / lähettäminen ei onnistu
Tarkista tiedosto c:\asterits\~email.bat avaamalla se muistioon.
Jos on rivinvaihto sähköpostiosoitteen jälkeen, on syynä mahdollisesti leikepöydän kautta tuoduissa tiedoissa oleva haamu-rivinvaihto -merkki.
Poistaa piilo-enter: Siirry asiakaskortistoon ja valitse muokkaa / poista enter ja sarkain.
Jos em toiminto herjaa eLaskuVaiSuoramaksu ei voi olla tyhjä, lisää eLaskuVaiSuoramaksu kenttään tieto muokkaa / muuta tietoa / Muutetaan tietoa: eLaskuVaiSuoramaksu / (*) Sijoitetaan alkuun teksti 1 / Ok.
Sen jälkeen valitse muokkaa / poista enter ja sarkain. Sitten lähetä sähköpostit uudestaan.


Lähettäjäksi yrityksen nimi?
Syötä lähettäjän sähköpostiksi lainausmerkkien sisään "Atsoft Oy Mäkinen <juha.makinen@atsoft.fi>"


Jää jumiin [Lähetä allaolevassa listassa oleville]?
1. Tarkista, että PDFCreatoriin on määritetty tiedoston nimeen vain <Title>
Jos siellä on <DateTime><Title> ohjelma jää näyttämään tiimalasia


2. Tarkista myös, että olet ruksannut kohdan [x] Lähetetään myös liitetiedosto
Jos ruksi puuttuu, ohjelma jää pyörittämään tiimalasia

3. Tarkista myös, että tallennuskansio on C:\PDFAUTO\

4. Tarkista, että C:\PDFAUTO kansioon tallentuvien palkkalaskelmien nimi on muodostunut
Palkka_YXXXXX-X_1_090428_Ahker.pdf
Tiedostonimi alkaa Palkka_
päättyy palkansaajan nimen alkuun ja .pdf -tarkenteeseen



Pdf tiedostot ei tulostu / tulostus jumii / tulostusjonoon jää työt?
Tulosta muistiolla koetuloste pdfCreatorille.
Tarkista C:\Pdfauto kansiosta, että tuloste tallentui sinne niin, että nimenä on vain muistion otsikkopalkissa oleva teksti.
Jos nimi on jokin muu -> tarkista yo. pdfCreatorin asetukset.
Jos kansioon ei tallentunut mitään-> tarkista yo. pdfCreatorin asetukset.
Jos kansioon ei tallentunut mitään tai pdfCreatorin tulostusjonossa on tiedostoja, kokeile poistaa pdfCreatorin asennus ja asentaa se uudestaan


Eilen toimi ok, tänään pdf-luomisvaiheessa aukeaa ikkuna There are 4 more jobs waiting
Vaihe 1: Tarkista asetukset yo. ohjeiden mukaisiksi. Tulosta uudestaan.
Vaihe 2: Jos vieläkin, napsauta herjaikkunan settings / aseta asetukset yo ohjeiden mukaisiksi / Ok / Sulje herjaikkuna Cancel. Kokeile uudestaan.
Syy: pdfFactory on päivittynyt, asetukset kahdentuneet. Saattaa ratketa poistamalla pdfFactory ja asentamalla uudestaan, kokeile ensin Tapa 2 (nopeampaa kuin uudelleenasennus).




Mikä SMTP palvelin?
SMTP palvelimen tulee olla sen operaattorin, jonka kautta olet nettiyhteydessä. Jos esim. sähköpostiositteesi on asteri.ohjelmat@gmail.com ja nettiyhteys on Elisan kautta, käytä Elisan SMTP palvelinta.
SMTP palvelimen nimen saat internetoperaattoriltasi, tässä eräitä:
Magic Cloud: posti.ippnet.fi
DNA: smtp.dnainternet.net
Elisa: smtp.kolumbus.fi
Gmail: käytä internetoperaattorisi SMTP -palvelinta
Nebula: smtp.nebula.fi
Saunalahti: posti.saunalahti.fi
Sonera: mail.inet.fi (osa s-posteista ei mene perille, ks.alla)
Sonera: mail.tele.fi (yritysliittymissä)
Welho: smtp.welho.fi
Näytä mikä ISP käytössä ip-adress.com


Osa ei saa sähköposteja?
Vastaanottajan järjestelmä on ehkä tulkinnut viestin roskapostiksi.
Pyydä vastaanottajia säätämään omaa sähköpostiaan niin, että lähettäjä/lähettäjän sähköpostiosoite on yhteyshenkilöissä ja luotettavissa lähettäjissä (esim. määritys luotan lähteeseen)

Osa ei saa sähköposteja?
Asiakkaamme kertoi, että Soneran mail.inet.fi oli säädetty niin, että se muutti roskapostiksi mm. @hotmail.com ja @live.com -loppuiset sähköpostit ja jätti ne lähettämättä saajilleen. Ongelma ratkesi vaihtamalla yritysliittymään ja mail.tele.fi -SMTP-palvelimeen

Palkkalaskelma on jonkun toisen / kaikilla sama
Tarkista, että jokaisella on erilainen sähköpostiosoite. Jos sama sähköpostiosoite on useammalla, niin kaikki saavat saman palkkalaskelman.

Minulla on Saunalahden 3G yhteys A-linkin WNAP:in kautta. Blat ei lähetä, vaikka SMTP on posti.saunalahti.fi vaan ilmoittaa message was not accepted by server
Laita 3G SIM suoraan koneeseen/koneessa olevaan 3G modeemiin kiinni.

Blat herjaa: unexpected error 10060 from winsock. Error: Can't connect to mailserver (timed out if winsock.dll error 10060)Error: Not a socket
SMTP server error. Error: Connection to mailserver was dropped.
Sähköpostin lähettäminen BLAT -ohjelmalla toimii SMTP -palvelimilla, jotka eivät vaadi sisäänkirjautumista. Tässä opastettu sähköpostin lähettäminen ei yleensä ole mahdollista sellaisia sähköpostipalvelimia käyttäen, jotka vaativat kirjautumisen ja/tai SSL yhteyden.

Lähetys ei onnistu

1. Tarkista, että olet valinnut pdf-tulostimeksi PDFCreator:in ja että kaikki asetukset on tehty yo. ohjeiden mukaan
2. Tarkista, mitä tallentui c:\pdfauto hakemistoon
3. Tarkista c:\asterits\~email.bat tiedoston sisältö
4. Tarkista c:\asterits kansioon hetki sitten tallentuneet tiedostot
5. Testaa lähettämistä antamalla palkanmaksuhakemistossa (C:\WINPL) komento

blat -noh2 -f lahettaja@atsoft.fi -server smtp.nbl.fi -subject "otsikko" -to juha.makinen@atsoft.fi -body "viestiosa"

6. Testaa liitetiedoston lähettämistä antamalla palkanmaksuhakemistossa (C:\WINPL) komento

blat -noh2 -f lahettaja@atsoft.fi -server smtp.nbl.fi -subject "otsikko" -to juha.makinen@atsoft.fi -body "viestiosa"  -attach c:\pdfauto\liite.pdf



Lähetys ei vieläkään onnistu
Poista PDFCreator ja asenna se uudestaan

Lisätietoja

• Lisätietoja saat Atsoftista